Tarifwahl leicht gemacht: So finden Sie den besten Vertrag
Als Immobilieneigentümer stehen Sie oft vor der Herausforderung, eine Hausverwaltung zu beauftragen oder den bestehenden Vertrag neu zu verhandeln. Die Tarifwahl ist dabei zentral: Sie beeinflusst nicht nur Ihre laufenden Kosten, sondern auch Qualität, Werterhalt und Rendite Ihrer Immobilie. Dieser erweiterte Leitfaden erklärt systematisch, wie Sie den passenden Vertrag finden — von Gebührenmodellen über Leistungsumfang bis hin zu praktischen Prüflisten, Vertragsformulierungen, Verhandlungstipps und Mustertexten für Ihre Angebotsanfrage.
1. Warum die Tarifwahl so wichtig ist
Die Wahl des Verwaltungstarifs hat mehrere direkte und indirekte Auswirkungen:
– Laufende Kosten: Das Honorar der Hausverwaltung reduziert unmittelbar Ihre Rendite. Unterschiede zwischen Anbietern können mehrere hundert bis tausend Euro pro Jahr und Objekt betragen.
– Qualität der Dienstleistung: Schlechte Verwaltung führt zu erhöhten Instandhaltungskosten, Fehlern in Abrechnungen, höheren Leerständen und schlechter Mieterzufriedenheit.
– Risiko und Haftung: Fehlende Haftpflicht- oder Vermögensschadenversicherung kann im Schadensfall zu hohen Verlusten führen.
– Liquidität und Planungssicherheit: Feste Pauschalen lassen sich leichter budgetieren; erfolgsabhängige Modelle können kurzfristig schwanken.
Kurz gesagt: Ein vermeintlich günstiger Tarif kann langfristig teurer sein, wenn Leistungsumfang, Haftung und Qualität fehlen. Ziel ist ein optimales Verhältnis von Preis, Leistung und Risiko.
2. Gebührenmodelle im Überblick
Hausverwaltungen bieten verschiedene Vergütungsmodelle an. Verstehen Sie die Unterschiede, um Angebote vergleichbar zu machen.
– Prozentuale Vergütung (Anteil an Nettokaltmiete)
– Typisch bei Mietverwaltungen.
– Vorteil: Verwaltung hat Anreiz zur Mietoptimierung.
– Nachteil: Bei Leerstand entfällt Anreiz; bei stark schwankenden Mieten ist Planung schwieriger.
– Übliche Spanne: 2–6 % der Nettokaltmiete (je nach Region, Objektart und Leistungsumfang).
– Monatliche Pauschale pro Einheit
– Feste Kosten pro Wohnung/Gewerbeeinheit.
– Vorteil: Planbarkeit, unabhängig von Miethöhe.
– Nachteil: Bei sehr aufwändigen Lagen kann Pauschale untertotiert sein.
– Typische Werte: 20–50 € pro Einheit/Monat für Standardwohnanlagen; bei hoher Leistungsdichte deutlich höher.
– Flatrate für Immobilienpakete
– Sinnvoll bei Portfolios; Rabatte möglich.
– Wichtig: Definition, welche Leistungen die Flatrate umfasst (z. B. Instandhaltung ausgeschlossen?).
– Leistungs- oder erfolgsabhängige Vergütung
– Zusätzliche Provisionen z. B. für Neuvermietung, Mietanpassung, Einsparungen bei Betriebskosten.
– Vorteil: Sie zahlen für erreichte Ziele.
– Nachteil: Potenzielle Interessenkonflikte (z. B. kurzfristige Mieterhöhung versus dauerhafte Marktposition).
– Zusatzhonorare
– Für Sonderleistungen wie Sanierungsmanagement, Projektsteuerung, Gerichtstermine.
– Achten Sie auf klare Stundensätze oder Pauschalen.
Empfehlung: Fordern Sie bei jeder Variante eine komplette Kostenaufschlüsselung (monatlich/jährlich) und Beispielberechnungen für Ihr Objekt.
3. Leistungsumfang klar definieren
Der Preis muss immer in Relation zum Leistungsumfang stehen. Eine präzise Leistungsbeschreibung verhindert Missverständnisse und Zusatzkosten.
Wesentliche Leistungsbereiche, die Sie vertraglich regeln sollten:
– Finanz- und Verwaltungsbuchhaltung
– Kontoführung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen
– Erstellung der Jahresabrechnung mit Belegvorlage
– Fristen für Fertigstellung (z. B. Jahresabrechnung innerhalb von 6 Wochen nach Jahresende)
– Betriebskostenabrechnung und Kommunikation mit Mietern
– Einlesen von Verbrauchsdaten, Anpassung der Nebenkosten, Klärung von Einwänden
– Verfahren bei Widersprüchen
– Instandhaltung und Instandhaltungsplanung
– Erstellung eines Instandhaltungsplans (mehrjährige Planung)
– Ausschreibung und Vergabe von Handwerksleistungen (inkl. Einholung mehrerer Angebote)
– Projektmanagement bei größeren Sanierungen
– Vermietung und Mieterbetreuung
– Wohnungsübergabe/-abnahme, Mieterbonitätsprüfung, Mietvertragserstellung
– Marketingmaßnahmen, Besichtigungsbedingungen
– Regelungen zur Vermittlungsprovision bei Neuvermietung
– Mahnwesen und Forderungsmanagement
– Gebühren für Mahnungen, Inkasso, gerichtliches Mahnverfahren
– Vorgehen bei Mietausfallversicherungen
– Notdienst und Störungsmanagement
– Erreichbarkeitszeiten (z. B. 24/7 Notdienst), Reaktionszeiten je Priorität
– Deckelung externer Notfallkosten ohne Rücksprache
– Rechtliche Vertretung
– Vertretung vor Behörden und Gerichten — bis zu welcher Instanz und ob externe Anwälte beauftragt werden
– Reporting an Eigentümer
– Häufigkeit (monatlich/quartalsweise), Inhalte (Kontostand, offene Forderungen, anstehende Maßnahmen)
– Formate (PDF, Eigentümerportal, Excel) und Zugriff auf Belegdokumente
Formulierungsbeispiele, die Klarheit schaffen:
– „In der Pauschale enthalten sind: Kontoführung, monatliche Abrechnung an Eigentümer, bis zu zwei Wohnungsübergaben pro Jahr. Nicht enthalten: Sanierungsmaßnahme > 5.000 € (wird gesondert vergütet).“
– „Reaktionszeit Störungsfall: maximal 2 Stunden bei akuten Gefahrenzuständen, maximal 24 Stunden bei nicht akutem Mangel. Für Notfall-Einsätze sind kostenfreie Erstmaßnahmen bis 250 € ohne Rücksprache gedeckt.“
Vermeiden Sie schwammige Formulierungen wie „nach Aufwand“, ohne Stundensätze oder Obergrenzen.
4. Vertragslaufzeit, Kündigung und Haftung
Gute Vertragskonditionen schützen Sie bei Problemen und geben Realismus für beide Parteien.
Wichtige Vertragsaspekte und sinnvolle Formulierungen:
– Laufzeit und Kündigungsfristen
– Üblich: 12 Monate mit 3–6 Monaten Kündigungsfrist; bei kürzeren Laufzeiten ggf. höhere Honorare.
– Option: Probezeit von 3–6 Monaten mit verkürzter Kündigungsfrist.
– Außerordentliche Kündigung
– Fälle: wiederholte Leistungsdefizite, Insolvenz der Verwaltung, Verletzung wesentlicher Vertragspflichten.
– Formulierungsbeispiel: „Bei wiederholten, innerhalb von 3 Monaten nicht behobenen Leistungsmängeln ist der Auftraggeber zur außerordentlichen Kündigung berechtigt.“
– Übergabe- und Übernahmepflichten
– Pflicht zur vollständigen Übergabe aller Dokumente und Kontoinformationen bei Wechsel.
– Frist für Übergabe (z. B. 14 Tage) und ggf. Supportzeit für Einarbeitung des neuen Verwalters.
– Haftpflicht- und Vermögensschadenversicherung
– Mindesthöhe der Versicherungssumme (z. B. 1–3 Mio. €) und Nachweispflicht.
– Abgrenzung: Haftung für grobe Fahrlässigkeit vs. Regelhaftung.
– Haftungsumfang
– Klare Regelungen zu Haftungsgrenzen und Ausnahmen (z. B. bei höherer Gewalt).
– Möglich: Begrenzung der Haftung auf das 2–3-fache Jahreshonorar – prüfen, ob ausreichend.
Empfehlung: Lassen Sie kritische Vertragsklauseln ggf. von einem Rechtsanwalt prüfen, besonders Haftungs- und Kündigungsregelungen.
5. Nebenkosten, Boni und versteckte Gebühren
Versteckte Kosten sind oft die Ursache für Ärger. Fragen Sie konkret nach:
– Gebühren für Kontoführung oder Buchungssätze
– Werden Bankgebühren oder Buchungsposten an Eigentümer weiterbelastet?
– Provisionen für Handwerkervermittlung oder -vermittlung
– Besteht eine Provision/Vergütung bei Fremdvergabe? Wenn ja, in welcher Höhe?
– Kosten für Sonderleistungen
– Projektsteuerung, Energiemanagement, Erstellung von Sanierungskonzepten – wird extra berechnet?
– Erfolgsboni
– Provisionen für Neubemietungen oder Mietsteigerungen — wie sind diese bemessen?
– Pauschalen für Eigentümerversammlungen
– Anzahl pro Jahr inklusive? Extrakosten für zusätzliche Versammlungen?
Gutes Vorgehen: Bestehen Sie auf einer Auflistung aller möglichen Zusatzkosten mit Beispielwerten. Vereinbaren Sie Deckelungen (z. B. maximale Zusatzkosten pro Jahr) und Transparenzpflichten (Belege, Rechnungen).
6. Qualität vs. Preis: Wie Sie das richtige Gleichgewicht finden
Der günstigste Tarif ist nicht automatisch der beste. Achten Sie bei der Bewertung auf messbare Qualitätsindikatoren:
– Referenzen und Track Record
– Fragen Sie nach konkreten Referenzobjekten ähnlicher Größe und Region.
– Rufen Sie Referenzkunden an oder lassen Sie sich schriftliche Statements geben.
– Zertifikate und Mitgliedschaften
– IHK, Haus & Grund, RDM, TÜV-Zertifizierungen oder sonstige Qualitätsnachweise.
– Digitalisierung und Prozesse
– Eigentümer- und Mieterportal, digitale Abrechnung, mobile Mängelmeldung, Vertrags- und Dokumentenmanagement.
– Vorteil: transparente Kommunikation, schnellerer Zugriff auf Daten, geringere Fehleranfälligkeit.
– Service-Level-Agreements (SLAs)
– Vereinbaren Sie Reaktionszeiten, Bearbeitungsfristen und Zuständigkeiten schriftlich.
– Transparenz in der Finanzführung
– Möglichkeit zur Einsicht in Belege, regelmäßige Kontoauszüge, klare Berichtsformate.
– Personelle Stabilität und Erreichbarkeit
– Fluktuation im Team, Anzahl der betreuten Einheiten pro Mitarbeiter (zu hohe Quote = wenig Zeit pro Objekt).
Tipp: Legen Sie Prioritäten fest — z. B. ist Ihnen schnelles Störungsmanagement wichtiger als eine etwas günstigere Pauschale? Gewichten Sie diese Kriterien bei der Entscheidungsfindung.
7. Vergleich und Benchmarking: Angebote richtig bewerten
Systematisches Vorgehen reduziert Fehlentscheidungen. Schritt-für-Schritt:
1. Erfassen Sie alle Kostenpositionen
– Erstellen Sie eine Tabelle mit: Verwaltungsgebühr, Zusatzkosten, Nebenkostenauflagen, einmalige Gebühren (z. B. Aufnahmegebühr), Provisionen.
2. Setzen Sie Kosten in Relation zum Leistungsumfang
– Notieren Sie für jede Kostenposition die enthaltenen Leistungen (z. B. „Vermietung inklusive“).
3. Beispielrechnung für Ihr Objekt
– Rechnen Sie Zahlen für Ihre konkrete Objektgröße durch.
– Beispiel: 10 Wohnungen, Jahreskaltmieten 12.000 € pro Wohnung = 120.000 € Jahreskaltmiete.
– Angebot A: 25 €/Wohnung/Monat = 250 €/Monat = 3.000 €/Jahr.
– Angebot B: 4 % der Jahreskaltmiete = 4.800 €/Jahr.
– Differenz: 1.800 €/Jahr — prüfen Sie die Mehrleistungen von B.
4. Qualitätskriterien gewichten
– Beispielgewichtung: Reaktionszeit (x2), digitales Reporting (x1), Referenzen (x1).
– Vergeben Sie Punkte und bilden Sie einen Preis-Leistungs-Index.
5. Sensitivitätsanalyse
– Wie ändert sich der Vergleich bei steigenden Leerständen, höheren Sanierungskosten oder häufigen Neuvermietungen?
6. Entscheidungsformel
– Wählen Sie das Angebot mit dem besten Verhältnis aus Preis, Leistungsumfang und Risikodeckung (Preis-Leistungs-Index + Versicherungs-/Haftungsbewertung).
Praktisches Beispiel: Wenn eine Verwaltung im Nachgang hohe Gebühren für Handwerkervermittlungen erhebt, kann die vermeintliche Ersparnis der niedrigeren Pauschale kompensiert werden — berücksichtigen Sie das in Ihrer Rechnung.
8. Verhandlungstipps
Mit einer strukturierten Verhandlungsstrategie erzielen Sie bessere Konditionen.
Vorbereitung
– Holen Sie mindestens drei schriftliche Angebote ein.
– Kennen Sie Ihre Zielkonditionen (Maximalhonorar, akzeptierte Zusatzkosten).
– Legen Sie Prioritäten fest (z. B. maximale Reaktionszeit, Instandhaltungsbudget, Kündigungsrecht).
Verhandlungsstrategien
– Paketpreise und Rabattierung
– Fragen Sie nach Rabatten bei Mehrmandaten oder langjährigen Verträgen.
– Probezeit und Short-Term Exit
– Fordern Sie eine Probezeit (z. B. 3–6 Monate) mit verkürzter Kündigungsfrist.
– Deckelungen und Obergrenzen
– Vereinbaren Sie jährliche Obergrenzen für Zusatzaufwand und maximale Honorarsteigerungen.
– Leistungsanreize
– Erfolgshonorare nur an klar definierte Kennzahlen koppeln (z. B. Mieterbindung, Reduktion Betriebskosten um X %).
– SLA vertraglich sichern
– Reaktionszeiten, Meldewege und Eskalationsstufen schriftlich festhalten.
Konkrete Formulierungsvorschläge
– „Die Verwaltung erhält eine monatliche Pauschale von X. Zusatzaufwand wird bis zu einem Betrag von Y € pro Jahr ohne gesonderte Zustimmung gedeckt.“
– „Bei Nichteinhaltung einer Reaktionszeit von Z Stunden reduziert sich das Honorar anteilig um A % pro Vorfall.“
Psychologische Tipps
– Signalisieren Sie Alternativen (weitere Angebote vorhanden).
– Zeigen Sie Verständnis für notwendige Margen, aber fordern Sie Transparenz.
– Nutzen Sie Verhandlungshebel: Kündigungsrecht, höhere Anzahl betreuter Objekte und längere Laufzeit gegen Rabatt.
9. Rote Flaggen — Warnsignale im Angebot
Achten Sie auf diese Warnsignale und reagieren Sie entsprechend:
– Unklare Formulierungen wie „nach Aufwand“ ohne Stundensätze oder Limits.
– Keine oder schlechte Referenzen; verweigerte Nennung von Referenzobjekten.
– Fehlende Haftpflicht- oder Vermögensschadenversicherung oder kein Nachweis.
– Mangelnde digitale Infrastruktur (kein Eigentümerportal, keine digitalen Abrechnungen).
– Extreme Kündigungsfristen (sehr kurz bedeutet Unsicherheit, sehr lang bindet unnötig).
– Ungewöhnlich geringe Honorare ohne nachvollziehbaren Leistungsumfang.
– Kein klares Reporting oder keine Einsicht in Belege.
Was tun bei roten Flaggen?
– Fordern Sie Nachbesserung in der Formulierung.
– Verlangen Sie Nachweise (Versicherungsbestätigung, Referenzen).
– Ziehen Sie im Zweifel einen anderen Anbieter in Betracht.
10. Checkliste für das Gespräch mit der Hausverwaltung
Nutzen Sie diese Fragen als Gesprächsleitfaden:
– Leistungen
– Welche Leistungen sind in der Pauschale enthalten? (Detailfragen: Buchhaltung, Mahnwesen, Vermietung, Instandhaltung)
– Notdienst und Handwerker
– Wie werden Notdienste organisiert und abgerechnet? Gibt es Deckelungen?
– Reporting
– Welche Reportingformate und -intervalle bieten Sie an? Können wir Belege digital einsehen?
– Versicherung und Haftung
– Welche Versicherungen bestehen? Wie hoch sind die Deckungssummen?
– Leerstand und Mietausfall
– Wie handhaben Sie Leerstand und Mietausfälle? Gibt es aktiviertes Forderungsmanagement?
– Zusatzgebühren
– Welche zusätzlichen Gebühren sind möglich und in welcher Höhe?
– Vertragslaufzeit und Kündigung
– Wie sind Kündigungsfristen, Probezeit und Übergabepflichten geregelt?
– Referenzen und Personal
– Können Sie drei Referenzobjekte nennen? Wer ist Ansprechpartner, und wie ist die Vertretung bei Urlaub/Krankheit geregelt?
– Digitalisierung
– Gibt es ein Eigentümerportal? Welche Funktionen bietet es?
– Konfliktfälle
– Wie verfahren Sie bei Streitigkeiten mit Mietern oder in der Eigentümergemeinschaft?
Tipp: Machen Sie sich Notizen und lassen Sie sich Zusagen schriftlich bestätigen.
11. Muster-E-Mail zur Angebotsanfrage
Wenn Sie möchten, können Sie diese Vorlage verwenden, um strukturierte Angebote einzuholen:
Betreff: Anfrage zur Verwaltung [Adresse/Objektbezeichnung] — Angebotsanfrage
Sehr geehrte Damen und Herren,
für das Objekt [Adresse, Anzahl Wohnungen/Gewerbeeinheiten, Baujahr] suche ich eine Hausverwaltung. Bitte senden Sie mir ein schriftliches Angebot mit folgender Struktur:
1. Vergütungsmodell (monatlich/jährlich): genaue Aufschlüsselung aller Gebühren
2. Detaillierter Leistungsumfang (inkl. Buchhaltung, Abrechnungen, Vermietung, Instandhaltung, Notdienst)
3. Angaben zu Nebenkosten, Provisionen und möglichen Zusatzgebühren
4. Vertragslaufzeit, Kündigungsfristen, Probezeitregelung
5. Nachweis über Haftpflicht- und Vermögensschadenversicherung (Deckungssumme)
6. Referenzen von mindestens zwei vergleichbaren Objekten
7. Angaben zur digitalen Infrastruktur (Eigentümerportal, Dokumentenzugriff)
8. Beispiele für SLAs (Reaktionszeiten, Reportingintervalle)
Bitte legen Sie Ihr Angebot bis zum [Datum] vor. Für Rückfragen stehe ich telefonisch unter [Ihre Telefonnummer] zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Adresse]
[Objektangaben]
(hier können Sie bei Bedarf ergänzen: gewünschter Aufnahmezeitraum / Besonderheiten des Objekts)
12. Muster-Vergleichstabelle — Aufbau und Beispiele
Erstellen Sie in Excel oder Google Sheets eine Tabelle mit folgenden Spalten:
– Anbieter
– Vergütungsmodell (z. B. 25 €/WE/Monat oder 3,5 % der Kaltmiete)
– Monatliche/Jährliche Gesamtkosten (berechnet für Ihr Objekt)
– Enthaltene Leistungen (Kurzbeschreibung)
– Nicht enthaltene Leistungen / Zusatzkosten
– SLA / Reaktionszeiten
– Haftpflicht-Versicherung (Ja/Nein + Deckungssumme)
– Referenzen (Anzahl / Qualität)
– Digitales Portal (Ja/Nein)
– Gesamtpunktzahl (Preis + Qualitätsgewichtung)
– Kommentar / Verhandlungsbedarf
Beispielzeile (Textform):
– Anbieter A | 25 €/WE/Monat | 3.000 €/Jahr | Buchhaltung, Vermietung inkl. | Sanierungsmanagement extra | Reaktionszeit 24h | Versicherung 2 Mio. € | 5 Referenzen | Portal vorhanden | 82 Punkte | Rabatt bei 3 Jahren möglich
So erhalten Sie schnell einen Überblick und können Angebote objektiv vergleichen.
Fazit
Die Wahl des richtigen Verwaltungstarifs ist eine strategische Entscheidung, die weit über kurzfristige Einsparungen hinausgeht. Entscheidend sind Transparenz, klare Leistungsbeschreibungen, angemessene Haftungsregelungen und ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Preis und Qualität. Mit systematischem Vergleich, eindeutigen Vertragsklauseln und gezielter Verhandlungsstrategie minimieren Sie Risiken und sichern langfristig den Wert Ihrer Immobilie.
Wenn Sie möchten, unterstütze ich Sie gern weiter:
– Ich erstelle eine Vergleichstabelle mit Ihren konkreten Objektzahlen.
– Ich passe die Muster-E-Mail an Ihr Objekt an.
– Ich überprüfe ein erhaltenes Angebot auf kritische Klauseln (gegen Bereitstellung des Angebots).
Sagen Sie mir, welches Objekt (Anzahl Einheiten, Jahreskaltmiete) oder welches Angebot Sie prüfen möchten — dann erstelle ich die Vergleichsrechnung und ein individuelles Verhandlungsprotokoll.
Autor:
Florian Schöberl.
Geschäftsführer und Inhaber
Besser Wohnen GmbH, Opelstr. 8c, 68789 St. Leon - Rot, https://besser-wohnen.de