Hausverwaltung kündigen wegen Unzufriedenheit – ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wenn die beauftragte Hausverwaltung ihren Aufgaben nicht gerecht wird, kann das Eigentümern viel Zeit, Geld und Nerven kosten. Fehlende oder fehlerhafte Abrechnungen, Vernachlässigung von Instandhaltungen, mangelhafte Kommunikation oder unklare Gebühren gehören zu den häufigsten Ursachen für Unzufriedenheit. Dieser erweiterte Leitfaden begleitet Sie strukturiert und praxisnah durch den gesamten Prozess: von der Dokumentation der Mängel über die rechtssichere Kündigung bis hin zur Vorbereitung und Durchführung des Verwaltungswechsels. Beachten Sie, dass diese Informationen allgemein gehalten sind; bei komplexen Streitfällen oder Unsicherheiten sollten Sie eine rechtliche Beratung hinzuziehen.

1. Gründe für die Kündigung systematisch dokumentieren

Bevor Sie eine Kündigung aussprechen, ist eine akkurate und nachvollziehbare Dokumentation der Ursachen zwingend erforderlich. Nur so können Sie Forderungen untermauern und – falls notwendig – eine außerordentliche (fristlose) Kündigung rechtfertigen.

Erfassen Sie konkrete Vorfälle: Beschreiben Sie Sachverhalte wie verspätete Betriebskostenabrechnungen, nicht ausgeführte Instandsetzungen, wiederholte Nichterreichbarkeit oder vermutete Veruntreuungen.
Beweismittel sammeln: Speichern Sie E‑Mails, SMS, Gesprächsprotokolle, Rechnungen, Zahlungsbelege, Fotos und Zeitstempel. Führen Sie ein chronologisches Logbuch mit Datum, Uhrzeit, beteiligten Personen und Inhalt der Kommunikation.
Konkrete Beispiele angeben: Nennen Sie explizit, welche Abrechnungsjahre fehlen, welche Reparaturen nicht durchgeführt wurden und welche Mieterbeschwerden unbeantwortet blieben.
Zeugen benennen: Falls Hausmeister, Mieter oder Dienstleister beteiligt sind, halten Sie deren Aussagen schriftlich mit Datum fest.

Eine detaillierte Dokumentation hilft nicht nur bei Verhandlungen, sondern ist Grundvoraussetzung für eine außerordentliche Kündigung und als Beweismittel vor Gericht oder gegenüber der Eigentümergemeinschaft.

2. Vertrag prüfen: Kündigungsfristen, Formvorschriften und Sonderregeln

Der Verwaltungsvertrag ist maßgeblich. Lesen Sie ihn sorgfältig und prüfen Sie insbesondere:

Kündigungsfrist: Wie lang ist die ordentliche Kündigungsfrist (z. B. 3 Monate zum Monatsende)? Gibt es Mindestlaufzeiten oder automatische Verlängerungen?
Ordentliche vs. außerordentliche Kündigung: Unter welchen Bedingungen ist eine vorzeitige, außerordentliche Kündigung zulässig?
Formvorschriften: Wird Schriftform verlangt? Reicht eine E‑Mail? Muss die Kündigung notariell beglaubigt sein?
Regelungen zur Übergabe: Welche Fristen und Pflichten sind für die Übergabe der Unterlagen, Schlüssel und Konten vorgesehen?
Vereinbarungen zu Haftung und Schadensersatz: Gibt es Regelungen zur Haftung bei Pflichtverletzungen?

Bei WEG‑Verwaltungen gelten zusätzlich die Vorgaben in der Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und die Beschlusslage der Eigentümerversammlung. In vielen Fällen kann die Eigentümerversammlung den Verwalter abberufen; dafür sind in der Regel Beschlussmehrheiten vorgesehen.

3. Vor der Kündigung: Klärendes Gespräch und Fristsetzung

Ein offenes Gespräch vor der formellen Kündigung kann sinnvoll sein. Manchmal lassen sich Probleme schnell beheben oder es werden verbindliche Nachbesserungsfristen vereinbart.

Termin vereinbaren: Bitten Sie um ein persönliches Gespräch oder eine schriftliche Stellungnahme zu den festgestellten Mängeln.
Mängel und Fristen schriftlich bestätigen lassen: Fordern Sie verbindliche Maßnahmenpläne und Termine zur Mängelbeseitigung.
Letzte Chance dokumentieren: Wenn Sie noch eine Besserung ermöglichen wollen, setzen Sie eine angemessene Frist (z. B. 14–30 Tage) und kündigen Sie an, dass bei Nichtbehebung die Kündigung erfolgt.

Dokumentieren Sie auch dieses Gespräch – z. B. durch ein kurzes Protokoll mit Unterschriften oder per E‑Mail an die Verwaltung mit Bitte um Bestätigung.

4. Kündigung aussprechen: Form, Zustellung und Inhalt

Wählen Sie die richtige Form und die passenden Worte. Achten Sie auf rechtssichere Zustellung und vollständige Dokumentation.

Schriftform: Kündigen Sie immer schriftlich und unterschrieben. Eine einfache E‑Mail ist in der Regel nicht ausreichend.
Zustellart: Nutzen Sie Einschreiben mit Rückschein, Übergabe gegen Empfangsbestätigung oder einen zugelassenen Zustelldienst.
Kündigungsart deutlich machen: Ordentliche Kündigung oder außerordentliche (fristlose) Kündigung – bei letzterer müssen Gründe ausführlich und belegbar genannt werden.
Fristen einhalten: Wählen Sie ein Kündigungsdatum, das Vertragsfristen berücksichtigt. Bei außerordentlicher Kündigung ist das Vertragsende sofort möglich, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.
Bestätigung einfordern: Bitten Sie um schriftliche Eingangsbestätigung und eine Bestätigung des Vertragsendes.
Kopie aufbewahren: Bewahren Sie die unterzeichnete Kündigung, Versandbelege und alle Antworten der Verwaltung auf.

Beispiel für eine ordentliche Kündigung (kann an Ihre Situation angepasst werden):

[Ihr Name]
[Ihre Adresse]
[Datum]

An
[Name der Hausverwaltung]
[Adresse]

Betreff: Ordentliche Kündigung des Verwaltungsvertrags vom [Datum] – Vertragsnummer [ggf. Nummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit kündige ich den mit Ihnen geschlossenen Verwaltungsvertrag vom [Datum] ordentlich zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Bitte bestätigen Sie mir den Eingang dieser Kündigung sowie das Vertragsende schriftlich.

Ich bitte Sie ferner, alle für die Verwaltung relevanten Unterlagen, Schlüssel, Zugänge zu Online‑Portalen und Abrechnungen bis zum Vertragsende bereitzustellen und die Übergabe mit mir abzustimmen.

Mit freundlichen Grüßen

[Unterschrift]

Beispiel für eine außerordentliche (fristlose) Kündigung mit Begründung:

[Ihr Name]
[Ihre Adresse]
[Datum]

An
[Name der Hausverwaltung]
[Adresse]

Betreff: Außerordentliche Kündigung des Verwaltungsvertrags vom [Datum] – Vertragsnummer [ggf. Nummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit kündige ich den mit Ihnen geschlossenen Verwaltungsvertrag vom [Datum] aus wichtigem Grund fristlos zum [sofort / Datum]. Die Kündigung erfolgt aufgrund folgender, wiederholt auftretender Pflichtverletzungen:

- Fehlende Betriebskostenabrechnungen für die Jahre [Jahreszahlen] trotz mehrfacher Aufforderung (siehe E‑Mails vom [Daten]).
- Unterlassene Instandsetzungsmaßnahmen am Objekt [Adresse], Mängelbericht vom [Datum] ohne Durchführung der Arbeiten.
- Nicht nachvollziehbare Abrechnungen / Verdacht auf fehlerhafte Abrechnung (siehe vorgelegte Unterlagen).

Ich fordere Sie auf, mir unverzüglich sämtliche Unterlagen, Schlüssel, Zugangsdaten, Werkverträge und Abrechnungsunterlagen vollständig zu übergeben und alle relevanten Kontodaten sowie offene Forderungen zu benennen. Bitte bestätigen Sie den Erhalt dieser Kündigung und das Vertragsende schriftlich.

Ich behalte mir vor, Schadensersatzansprüche geltend zu machen und gegebenenfalls rechtliche Schritte einzuleiten.

Mit freundlichen Grüßen

[Unterschrift]

Hinweis: Bei Verdacht auf strafbare Handlungen (z. B. Untreue) sollten Sie zusätzlich Beweismittel sichern und rechtliche Schritte prüfen.

5. Übergabe vorbereiten: umfassende Checkliste und Übergabeprotokoll

Eine strukturierte Übergabe verhindert Informationsverluste, Verzögerungen bei Mieterzahlungen und rechtliche Auseinandersetzungen. Planen und kontrollieren Sie die Übergabe anhand einer detaillierten Checkliste.

Objekt- und Eigentümerunterlagen: Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, aktuelle Eigentümerliste, vergangene Eigentümerversammlungsprotokolle, Beschlüsse.
Mietvertragsunterlagen: alle Mietverträge, Nachträge, Mieterlisten mit Telefonnummern und E‑Mail‑Adressen.
Finanzen: Kontobewegungen, Bankverbindungen, Kautionskonten, letzte Betriebskostenabrechnungen, Buchführungsunterlagen der letzten 3–5 Jahre.
Verträge und Rechnungen: Dienstleisterverträge (Hausmeister, Reinigung, Gartenpflege), Versicherungsdokumente, Wartungsverträge (Heizung, Aufzug), laufende Handwerkeraufträge und Angebote.
Technische Daten: Gebäudepläne, Schlüssellisten, Zählerstände (Heizung, Wasser, Strom), Auftragslisten zu Instandhaltungen.
IT und Zugänge: Zugangsdaten zu Eigentümerportalen, E‑Mail‑Accounts, Buchhaltungssoftware, Cloud‑Speichern (Passwortübergabe sicher regeln!).
Schlüssel und Codes: Schlüsselübersicht, Haustür- und Kellercodes, Alarmanlagen, Garagenzugänge.
Offene Posten: Ausstehende Forderungen, Mahnwesenstatus, Forderungsliste mit Mahnstufen.
Übergabeprotokoll: Datum, Uhrzeit, anwesende Personen, vollständige Auflistung übergebener Unterlagen und Zugänge sowie Unterschriften.

Beispiel für Punkte im Übergabeprotokoll (kompakt):

Übergabeprotokoll – Verwaltungswechsel
Objekt: [Adresse]
Datum/Uhrzeit: [Datum] / [Uhrzeit]
Anwesend: [Name bisheriger Verwalter], [Name neuer Verwalter/Eigentümer]

Übergebene Unterlagen/Zugänge:
- Teilungserklärung: ja/nein
- Eigentümerliste: ja/nein
- Mieterverzeichnis: ja/nein
- Kontounterlagen inkl. Kautionskonto: ja/nein
- Letzte 3 Betriebskostenabrechnungen: ja/nein
- Wartungsverträge: ja/nein
- Schlüssel (Anzahl): [x]
- Zugangsdaten Portale: ja/nein (sicher übergeben)
Offene Punkte/Anmerkungen: [Einträge]
Unterschriften:
Bisheriger Verwalter: ____________________
Neuer Verwalter/Eigentümer: ______________

Wichtig: Übergaben Sie Passwörter und SEPA‑Mandatsdaten nur auf sicherem Weg; protokollieren Sie die Übergabe und ändern Sie bei Bedarf Zugangscodes nach der Übernahme.

6. Neue Hausverwaltung finden: Auswahlprozess, Vertragsinhalte und Prüfungen

Die Auswahl einer neuen Verwaltung sollte systematisch erfolgen. Nehmen Sie sich Zeit für Vergleichsangebote und prüfen Sie Referenzen.

Angebote einholen: Fragen Sie mindestens drei Verwaltungen an und lassen Sie sich schriftliche Leistungsbeschreibungen zusenden.
Leistungsumfang vergleichen: Achten Sie auf Inklusivleistungen (z. B. Betriebs- und Heizkostenabrechnung, Mietinkasso, Notdienst), und auf Zusatzkosten (z. B. Instandhaltungskoordination, Vergabe von Handwerkerleistungen).
Gebührenstruktur prüfen: Gibt es Festpreise, prozentuale Verwaltungsgebühren, zusätzliche Auslagenpauschalen? Achten Sie auf versteckte Kosten.
Referenzen und Reputation: Prüfen Sie Referenzobjekte, lesen Sie Bewertungen, fragen Sie nach langjährigen Kunden.
Digitalisierung und Kommunikation: Verfügt die Verwaltung über digitale Buchführung, Eigentümerportal, transparente Reporting‑Prozesse?
Vertragliche Sicherheit: Achten Sie auf Kündigungsfristen, Haftungsregelungen, Versicherungsschutz (Vermögensschadenhaftpflicht) und Pflichten bei Übergabe.
Persönlicher Eindruck: Erreichbarkeit, Professionalität im Erstkontakt, klare Ansprechpartner sind oft Indikatoren für die künftige Zusammenarbeit.

Empfehlung: Prüfen Sie auch regionale Verwaltungen, da lokale Kenntnisse (z. B. Handwerkernetzwerk, Marktpreise) von Vorteil sein können.

7. Kommunikation mit Mietern, Dienstleistern und Versicherungen

Planen Sie die Kommunikation sorgfältig, um Missverständnisse und Zahlungsausfälle zu vermeiden.

Mieter informieren: Senden Sie rechtzeitig eine Information über den Verwalterwechsel mit neuen Ansprechpartnern, ggf. geänderten Bankdaten (rechtssicher kommunizieren) und Ansprechpartner für Notfälle.
Dienstleister und Handwerker: Informieren Sie laufende Partner über den Wechsel und klären Sie zukünftige Auftragserteilungen.
Versicherungen: Melden Sie den Wechsel bei den relevanten Versicherern (Gebäudeversicherung, Haftpflicht), um Leistungssicherheiten zu gewährleisten.
SEPA‑Mandate prüfen: Achten Sie auf die Rechtslage bei Mandatsübertragung; in der Regel sind neue Mandate mit dem neuen Kontoinhaber nötig.

Tipp: Vermeiden Sie es, Bankdaten per E‑Mail unverschlüsselt zu versenden. Nutzen Sie sichere Kanäle oder übergeben Sie Änderungen schriftlich mit Unterschrift.

8. Rechtliche Hinweise und typische Sonderfälle

Ein paar rechtliche Hinweise und typische Problemfelder, die auftreten können:

WEG‑Sonderregeln: Bei Wohnungseigentümergemeinschaften entscheidet oft die Eigentümerversammlung. Prüfen Sie Beschlussanforderungen in der Teilungserklärung.
Außerordentliche Kündigung: Diese setzt in der Regel eine erhebliche Pflichtverletzung voraus (z. B. Untreue, grobe Vernachlässigung). Die Beweispflicht liegt beim Kündigenden.
Schadensersatzansprüche: Wenn durch Pflichtverletzungen finanzielle Schäden entstanden sind, prüfen Sie Ansprüche gegen die Verwaltung – hier empfiehlt sich Rechtsbeistand.
Datenschutz: Persönliche Daten von Mietern und Eigentümern müssen DSGVO‑konform übergeben werden. Klären Sie Verantwortlichkeiten und löschen Sie unberechtigte Zugriffe.
Insolvenz der Verwaltung: Haben Sie den Verdacht auf Zahlungsunfähigkeit der Verwaltung, sichern Sie kurzfristig Kontostände, Kautionskonten und prüfen Sie die Möglichkeit einer Kontosperre oder gerichtlichen Verfügung.

Bei rechtlichen Unsicherheiten, bei komplexen finanziellen Schäden oder strafrechtlichen Verdachtsmomenten sollten Sie frühzeitig einen Fachanwalt für Miet‑/WEG‑Recht oder einen Wirtschaftsprüfer hinzuziehen.

9. Zeitplan / Ablaufbeispiel: Was in welchen Wochen passiert

Ein praktischer Zeitplan hilft bei der Organisation:

Woche 0–1: Mängel dokumentieren, Vertrag prüfen, klärendes Gespräch führen.
Woche 1–2: Fristsetzung zur Abhilfe (falls gewünscht), Angebote für neue Verwaltung einholen.
Woche 3–4: Kündigung schriftlich versenden (Einschreiben), Empfangsbestätigung anfordern.
Woche 4–6: Übergabe vorbereiten, Übergabetermin vereinbaren, Übergabeprotokoll erstellen.
Woche 6–8: Neue Verwaltung übernimmt, Mieter und Dienstleister informieren, Konten und Mandate prüfen.
Woche 8–12: Abschlussarbeiten, Nachfragen klären, eventuelle Nachabrechnungen prüfen.

Je nach Vertragsgestaltung und Umständen kann der Ablauf schneller oder langsamer verlaufen. Planen Sie Pufferzeiten ein.

10. Fazit und weiterführende Hilfe

Ein Wechsel der Hausverwaltung ist kein kurzer Prozess, aber mit guter Vorbereitung, sorgfältiger Dokumentation und systematischem Vorgehen gut zu bewältigen. Achten Sie auf rechtskonforme Kündigungswege, eine lückenlose Übergabe und eine sorgfältige Auswahl des Nachfolgers. Bei Unklarheiten oder größeren finanziellen oder strafrechtlichen Risiken ist professionelle Hilfe (Rechtsanwalt, Wirtschaftsprüfer) empfehlenswert.

Wenn Sie wünschen, unterstütze ich Sie gern bei der Formulierung einer individuellen Musterkündigung, der Erstellung einer maßgeschneiderten Übergabe-Checkliste für Ihr Objekt oder bei der Vorbereitung von Unterlagen für die Eigentümerversammlung.

Autor:
Florian Schöberl.
Geschäftsführer und Inhaber
Besser Wohnen GmbH, Opelstr. 8c, 68789 St. Leon - Rot, https://besser-wohnen.de

Hausverwaltung kündigen wegen Unzufriedenheit – Schritt-für-Schritt-Anleitung