Zu seltene Eigentümerversammlungen – wer entscheidet dann?

Einleitung: Warum dieses Thema wichtig ist

Für Eigentümerinnen und Eigentümer von Wohnungen in einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist eine funktionierende Gemeinschaftsstruktur essenziell. Die Eigentümerversammlung ist das zentrale Entscheidungsorgan, über das wichtige finanzielle, technische und organisatorische Fragen geregelt werden. Wenn Versammlungen jedoch selten stattfinden oder über längere Zeiträume geschoben werden, entstehen Unsicherheiten: Entscheidungen bleiben aus, Kosten können steigen, Konflikte verschärfen sich und das Vertrauen in die Hausverwaltung schwindet. Dieser ausführliche Artikel erläutert, welche Rechte Eigentümer haben, wer in der Praxis Entscheidungen treffen darf, welche konkreten Schritte bei zu wenigen Versammlungen möglich sind und wie Sie beim Wechsel der Hausverwaltung präventiv vorgehen sollten.

Die rechtliche und organisatorische Grundlage kurz erklärt

Die Eigentümerversammlung ist das höchste Organ der WEG. Hier treffen die Wohnungseigentümer Beschlüsse über die Jahresabrechnung, den Wirtschaftsplan, Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen, über die Bildung von Rücklagen sowie über die Bestellung und Abberufung der Hausverwaltung. Ergänzend zu den gesetzlichen Regelungen bestimmen die Teilungserklärung und die Gemeinschaftsordnung (GO) oft konkrete Abläufe: Einberufungsfristen, Form der Einberufung, erforderliche Mehrheiten für bestimmte Beschlüsse und die Möglichkeit von Umlaufbeschlüssen.

Die Hausverwaltung hat typischerweise die laufende Verwaltung zu übernehmen und verpflichtet sich zur Information und Einladung der Eigentümer zu Versammlungen. Der Verwaltungsbeirat – falls vorhanden – hat Kontroll- und Beratungsfunktionen und kann im Konfliktfall aktiv werden. Fehlen klare Regelungen in den Vereinbarungen, entstehen oft Streitfragen darüber, wer wann aktiv werden muss.

Warum regelmäßige Eigentümerversammlungen so wichtig sind

Regelmäßige Versammlungen dienen mehreren zentralen Zwecken:

• Transparenz: Abrechnungen, Verträge und Maßnahmen werden geprüft; Eigentümer erhalten Einblick in Einnahmen und Ausgaben.
• Entscheidungsfähigkeit: Für größere Reparaturen, Modernisierungen oder die Änderung der Rücklagen ist die Beschlussfassung notwendig.
• Kontrolle der Verwaltung: Die Versammlung ist das Forum, in dem die Tätigkeit der Verwaltung hinterfragt und – bei Bedarf – Änderungen veranlasst werden.
• Präventive Planung: Jahresplanung und Budgetbildung sorgen dafür, dass Mittel rechtzeitig bereitgestellt werden und nicht überraschend hohe Sonderumlagen entstehen.

Fehlen diese regelmäßigen Treffen, treten typischerweise folgende Probleme auf: Verzögerte Instandsetzungen, unklare Kostenverteilung, mangelnde Kontrolle der Verwaltung, Rechtsrisiken und ein zunehmender Verlust an Vertrauen unter den Eigentümern.

Wer darf Versammlungen einberufen und wer trifft Entscheidungen?

In der Praxis sind drei Akteure von besonderer Bedeutung:

• Die Hausverwaltung: Sie ist gewöhnlich verpflichtet, jährliche Eigentümerversammlungen einzuberufen (z. B. zur Beschlussfassung über die Jahresabrechnung). Darüber hinaus muss sie Versammlungen einberufen, wenn dringende Maßnahmen anstehen oder wenn Eigentümer bzw. der Beirat dies verlangen.
• Die Eigentümer selbst: Einzelne Eigentümer oder eine Gruppe von Eigentümern können – häufig mit einer bestimmten Mindestanzahl an Stimmrechten – die Einberufung einer Versammlung verlangen. Die genauen Formalien hierfür sollten in Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung bzw. im Verwaltervertrag geregelt sein.
• Der Verwaltungsbeirat: Falls vorhanden, hat er Kontrollaufgaben und kann die Verwaltung zur Einberufung auffordern oder bei Untätigkeit der Verwaltung intervenieren.

Wichtig ist: Viele wesentliche Maßnahmen bedürfen eines formellen Beschlusses der Eigentümerversammlung. Die Verwaltung kann nur in dem Rahmen handeln, der ihr durch Beschluss oder durch den Verwaltervertrag eingeräumt wurde. Ist kein Beschluss vorhanden, darf die Verwaltung in der Regel keine grundsätzlichen Veränderungen oder weitreichenden Investitionen eigenmächtig veranlassen.

Welche Arten von Beschlüssen gibt es und welche Mehrheiten sind relevant?

Beschlüsse unterscheiden sich nach ihrer Tragweite. In einfachen Worten lassen sich drei Kategorien unterscheiden:

• Beschlüsse über die laufende Verwaltung (tägliche, wiederkehrende Maßnahmen): Diese kann die Verwaltung in der Regel ohne erneute Beschlussfassung durchführen, soweit sie im Verwaltervertrag gedeckt sind.
• Beschlüsse über Maßnahmen, die über die laufende Verwaltung hinausgehen (Instandhaltung größerer Art, Veränderung des Gemeinschaftseigentums, umfangreiche Investitionen): Diese erfordern meist formelle Beschlüsse der Versammlung.
• Beschlüsse mit besonders weitreichenden Folgen (bspw. bauliche Veränderungen, dauerhafte Nutzungsänderungen): Hier können qualifizierte Mehrheiten oder sogar einstimmige Zustimmung erforderlich sein – abhängig von Gemeinschaftsordnung oder gesetzlicher Regelung.

Da gesetzliche Vorgaben und vertragliche Regelungen variieren, ist es wichtig, die jeweiligen Schriftstücke zu prüfen oder im Zweifel rechtlichen Rat einzuholen.

Konkrete Schritte, wenn Versammlungen zu selten stattfinden

Wenn die Verwaltung wiederholt keine oder nur sehr spärliche Versammlungen einberuft, sollten Eigentümer systematisch vorgehen. Hier ein detaillierter Handlungsplan:

1. Informationssammlung: Fordern Sie Einsicht in die letzten Jahresabrechnungen, Verträge, Protokolle und den Verwaltervertrag. Prüfen Sie, welche Punkte offen und dringend sind.
2. Formelle Aufforderung an die Verwaltung: Schicken Sie eine schriftliche Aufforderung – idealerweise per Einschreiben – zur Einberufung einer Eigentümerversammlung. Formulieren Sie eine klare Tagesordnung, schlagen Sie konkrete Termine vor und setzen Sie eine Frist für die Einberufung. Dokumentieren Sie die Kommunikation.
3. Mitstreiter mobilisieren: Sprechen Sie andere Eigentümer an; erhöhen Sie die Zahl der Unterstützer. Eine gemeinsame Eingabe hat mehr Gewicht.
4. Beirat einschalten: Hat die Gemeinschaft einen Beirat, sollte dieser offiziell aktiviert werden. Der Beirat kann als Kontrolleur der Verwaltung auftreten und rechtlich relevanter Ansprechpartner sein.
5. Umlaufbeschluss prüfen: Viele Gemeinschaftsordnungen erlauben schriftliche Beschlussfassungen ohne Versammlung (Umlaufbeschluss). Prüfen Sie, ob diese Möglichkeit besteht und ob die vorgeschlagene Beschlussfassung rechtlich zulässig ist.
6. Letzte Schritte: rechtliche Maßnahmen: Wenn die Verwaltung trotz Aufforderungen untätig bleibt, ist fachanwaltlicher Rat ratsam. In Extremfällen kann die Einberufung gerichtlich erzwungen oder die Bestellung der Verwaltung angefochten werden. Gerichte können in Notfällen auch Anordnungen treffen, wenn Gefahr im Verzug ist.

Wichtig: Bevor Sie Rechtswege beschreiten, prüfen Sie sorgfältig die Gemeinschaftsordnung, Teilungserklärung und den Verwaltervertrag – dort finden sich oft Fristen, Quoren und Vorgaben, die das weitere Vorgehen bestimmen.

Praktische Vorlagen: Mustertext für eine Einberufungsaufforderung

Ein klar formulierter Brief kann viel bewirken. Beispiel (kann angepasst werden):

„Sehr geehrte Damen und Herren, wir fordern Sie hiermit auf, binnen vier Wochen eine ordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen. Vorgeschlagene Tagesordnungspunkte: 1. Vorlage und Genehmigung der Jahresabrechnung [Jahr], 2. Prüfung und Beschlussfassung zu anstehenden Instandsetzungsmaßnahmen am Dach, 3. Berichterstattung über eingegangene Verträge und laufende Dienstleistungen, 4. ggf. Beschluss zur Einleitung eines Verwalterwechsels. Bitte bestätigen Sie den Erhalt dieses Schreibens und teilen Sie uns Termine zur Versammlung mit.“

Dokumentieren Sie die Sendung und ggf. Nachfragen durch andere Eigentümer oder den Beirat.

Konkrete Folgewirkungen fehlender Versammlungen – Beispiele aus der Praxis

• Keine formelle Genehmigung der Jahresabrechnung: Das führt zu Streit um Rücklagen, Nachforderungen oder unberechtigte Ausgaben.
• Aufschub von Instandsetzungen: Kleine Schäden können sich zu teuren Reparaturfällen entwickeln (z. B. Dachschäden, Schimmelbildung nach undichten Stellen).
• Ungeklärte Haftungsfragen: Ohne Beschluss kann unklar sein, wer für bestimmte Maßnahmen verantwortlich ist.
• Finanzielle Risiken: Fehlende Rücklagenplanung kann zu plötzlich notwendigen hohen Sonderumlagen führen.
• Vertrauensverlust und Konflikte: Mangelnde Kommunikation verstärkt Misstrauen zwischen Eigentümern und Verwaltung.

Der Verwaltungsbeirat: Eine unterschätzte Möglichkeit zur Steuerung

Ein aktiver Verwaltungsbeirat kann vieles ausgleichen. Typische Aufgaben sind die Kontrolle der Abrechnungen, regelmäßige Besprechungen mit der Hausverwaltung und die Überwachung von Verträgen. In Fällen von Untätigkeit kann der Beirat als Mittler auftreten, eine Einberufung anstoßen oder Optionen für einen Verwalterwechsel vorbereiten. Eigentümer sollten bei der Bildung eines Beirats darauf achten, dass dieser über klare Befugnisse verfügt und regelmäßig berichtet.

Notfallmaßnahmen: Was tun bei akuten Gefahren?

Wenn Gefahr im Verzug ist (z. B. erhebliche Wasserschäden, Einsturzgefahr, akute Brandschutzmängel), darf die Hausverwaltung Maßnahmen ergreifen, um Schaden abzuwenden – auch wenn kein aktueller Eigentümerbeschluss vorliegt. Allerdings muss sie ihr Vorgehen in der Regel anschließend offenlegen und ggf. nachträglich von der Versammlung genehmigen lassen. Eigentümer sollten in solchen Fällen schnell kommunizieren, Belege sammeln und, falls nötig, sofort fachliche Hilfe (z. B. Handwerker, Gutachter) beauftragen.

Wechsel der Hausverwaltung: Worauf Sie vertraglich achten sollten

Ein Verwalterwechsel ist eine Chance, bessere Prozesse zu etablieren. Achten Sie bei der Vertragsgestaltung auf folgende Punkte:

• Festgelegte Mindestfrequenz für Eigentümerversammlungen (z. B. mindestens einmal jährlich sowie zusätzlich nach Bedarf).
• Konkrete Einberufungsfristen und Verfahren (Form der Einladung, Fristen, Tagesordnungspflichten).
• Regelungen zur Einberufung durch Eigentümer oder Beirat (Quoren, Form der Einberufung, Umlaufbeschlüsse).
• Pflichten zur Bereitstellung vollständiger Unterlagen (Jahresabrechnungen, Kontoauszüge, Verträge, Protokolle) innerhalb definierter Fristen.
• Sanktionen bei Pflichtverletzungen (Vertragsstrafen, erleichterte Abberufungsmöglichkeiten).
• Moderne Kommunikationswege: elektronische Einladungen, Möglichkeit der virtuellen Teilnahme und digitaler Beschlussfassung, soweit rechtlich zulässig.
• Transparenz bei Honoraren und Nebenleistungen sowie Referenzen und Nachweis von Qualifikationen der Verwaltung.

Verhandeln Sie diese Punkte bereits im Angebotsprozess und lassen Sie den Vertrag vor Abschluss prüfen.

Checkliste: Vorbereitung auf eine Versammlung oder einen Verwalterwechsel

• Einsicht in letzte Jahresabrechnungen und Protokolle verlangen.
• Offene Punkte und dringende Maßnahmen schriftlich sammeln und priorisieren.
• Mit anderen Eigentümern und dem Beirat abstimmen – Unterstützer identifizieren.
• Formale Voraussetzungen prüfen: Gemeinschaftsordnung, Teilungserklärung, Verwaltervertrag.
• Rechtzeitig die Einberufung anstoßen und Tagesordnung vorschlagen.
• Bei geplanten Verwalterwechseln: Angebote einholen, Referenzen prüfen, Vertragsentwürfe vergleichen.

Praxisfall: Schritt-für-Schritt-Vorgehen (konkret)

1. Sammeln Sie Akten und Informationen (Abrechnungen, laufende Verträge, letzte Protokolle).
2. Formulieren Sie eine schriftliche Einberufungsforderung mit konkreter Tagesordnung und Frist (z. B. 4 Wochen).
3. Organisieren Sie ein Treffen informeller Art mit anderen Eigentümern, um Unterstützer zu gewinnen.
4. Wenn ein Beirat existiert: informieren und gemeinsam die Einberufung durchführen lassen.
5. Prüfen Sie die Möglichkeit eines Umlaufbeschlusses für dringende Punkte.
6. Wenn keine Reaktion erfolgt: Einholung rechtlicher Beratung und ggf. Vorbereitung gerichtlicher Schritte.
7. Bei Wechsel: Vorbereitung Ausschreibung, Auswahlkriterien, Vertragsverhandlung und geordneter Übergabeprozess sicherstellen.

Digitale Möglichkeiten und moderne Kommunikationswege

Die Digitalisierung bietet Chancen, die Frequenz und Effizienz von Versammlungen zu verbessern. Elektronische Einladungen, Bereitstellung von Unterlagen in einem gesicherten Portal, virtuelle Teilnahme an Versammlungen und elektronische Abstimmungen können die Teilnahme erhöhen und Prozesse beschleunigen. Prüfen Sie in der Gemeinschaft, inwieweit digitale Verfahren rechtlich zulässig sind und verankern Sie diese Regeln in der Gemeinschaftsordnung oder im Verwaltervertrag.

Fazit und Empfehlungen

Regelmäßige Eigentümerversammlungen sind ein zentrales Element für die rechtskonforme, wirtschaftliche und sachgerechte Verwaltung einer WEG. Kommen Versammlungen zu selten zustande, ist das kein unabänderlicher Zustand: Schriftliche Aufforderungen, die Einbindung des Beirats, Nutzung von Umlaufbeschlüssen und, wenn nötig, rechtliche Schritte sind wirksame Mittel. Ein proaktiver Verwalterwechsel, bei dem klare vertragliche Vorgaben zu Frequenz, Transparenz und Sanktionen verankert werden, kann dauerhaft Abhilfe schaffen.

Wenn Sie in Ihrer Gemeinschaft Probleme mit der Einberufung von Versammlungen haben, beginnen Sie mit systematischer Dokumentation und der Suche nach Unterstützern unter den Eigentümern. Ziehen Sie in komplexen Fällen fachanwaltlichen Rat hinzu, um Ihre Rechte durchzusetzen und die handlungsfähige Verwaltung Ihrer Immobilie sicherzustellen.

Weiterführende Hinweise

Bei komplexen Streitfällen lohnt sich der Gang zu einem auf Wohnungseigentumsrecht spezialisierten Rechtsanwalt oder die Einholung von Beratung durch einen erfahrenen Verwalterwechselberater. So können Sie Risiken minimieren und den langfristigen Werterhalt Ihrer Immobilie sichern.

Autor:
Florian Schöberl.
Geschäftsführer und Inhaber
Besser Wohnen GmbH, Opelstr. 8c, 68789 St. Leon - Rot, https://besser-wohnen.de

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