Wenn Sanierungen auf der Bremse stehen

Sanierungen sind für Eigentümer und Verwaltungen von Immobilien unvermeidliche, aber häufig auch anspruchsvolle Projekte. Wenn sie ins Stocken geraten, führt das oft zu steigenden Kosten, unzufriedenen Mietern und Eigentümern sowie zu rechtlichen und versicherungstechnischen Risiken. Dieser ausführliche Leitfaden erläutert die typischen Ursachen von Verzögerungen, die Rolle einer kompetenten Hausverwaltung, konkrete Sofortmaßnahmen, finanzielle und rechtliche Lösungen sowie praktische Hinweise zur Auswahl einer neuen Verwaltung. Am Ende finden Sie Checklisten, Vertragsvorschläge und Hinweise zur Kommunikation – alles darauf ausgerichtet, Sanierungsprojekte wieder Fahrt aufzunehmen und langfristig planbar zu machen.

Warum Sanierungen ins Stocken geraten

Die Gründe, warum Sanierungsprojekte abbrechen oder sich stark verzögern, sind typisch vielfältig und oft miteinander verknüpft. Verstehen Sie die Ursachen, um gezielt Gegenmaßnahmen ergreifen zu können.

• Finanzielle Engpässe: Unzureichende Instandhaltungsrücklagen, überraschend gestiegene Baupreise, nicht genehmigte oder verzögerte Fördermittel führen häufig zum Stopp von Maßnahmen. Beispiel: Eine Wärmedämmung wird begonnen, aber aufgrund höherer Materialpreise brechen die Mittel vor Abschluss weg.
• Planungs- und Genehmigungsprobleme: Fehlende oder fehlerhafte Pläne, lange Bearbeitungszeiten bei Bauämtern, Anforderungen zusätzlicher Gutachten (Statik, Denkmalpflege) verzögern den Baufortschritt.
• Mangelnde Koordination: Fehlende Projektsteuerung oder ungeklärte Schnittstellen zwischen Architekt, Fachplanern, Handwerkern und Verwaltung führen zu Wartezeiten und Doppelarbeit.
• Konflikte in der WEG: Uneinigkeit über Maßnahmenumfang, Prioritäten oder Finanzierung verhindert notwendige Beschlüsse. Abstimmungen dauern oft mehrere Versammlungen.
• Handwerker- und Materialengpässe: Fachkräftemangel, Insolvenz von Auftragnehmern oder lange Lieferzeiten für spezielle Materialien können Baustellen monatelang lahmlegen.
• Witterung und saisonale Einschränkungen: Bestimmte Arbeiten (z. B. Fassadenanstriche, Dämmarbeiten) sind witterungsabhängig und können nur in bestimmten Jahreszeiten durchgeführt werden.
• Rechtliche und versicherungsbedingte Fragen: Unklare Haftungsfragen, fehlende Versicherungsdeckungen oder anhängige Rechtsstreitigkeiten können zur sofortigen Baustoppverfügung führen.

Häufig ist nicht nur eine Ursache verantwortlich, sondern eine Kombination – z. B. steigende Kosten + fehlende Beschlüsse = Projektstillstand. Wichtig ist, die Kausalkette zu erkennen und Prioritäten für Maßnahmen zu setzen.

Die Rolle der Hausverwaltung bei Sanierungen

Eine professionelle Hausverwaltung übernimmt weit mehr als die einfache Buchhaltung oder die Organisation von Versammlungen: Sie ist Koordinator, Controlling-Instrument, rechtlicher Ansprechpartner und kommunikative Schnittstelle. Im Einzelnen:

• Projektsteuerung und -planung: Konzeption von Maßnahmenpaketen, Erstellung von Zeit- und Kostenplänen in Abstimmung mit Architekten und Ingenieuren. Dies umfasst auch die Meilensteinplanung und die Festlegung von Entscheidungsfristen für die WEG.
• Ausschreibung und Vergabe: Standardisierte Ausschreibungen, Vergleichbarkeit von Angeboten, Bonitätsprüfungen von Handwerkern und Vergabe unter Kosten- und Qualitätsgesichtspunkten.
• Fördermittelmanagement: Identifikation relevanter Förderprogramme (KfW, BAFA, Landesprogramme), Unterstützung bei Anträgen, Fristenüberwachung und Koordination mit Fördergebern.
• Finanzmanagement: Budgetüberwachung, Liquiditätsplanung, Einrichtung von Treuhandkonten oder Sicherheitsleistungsmechanismen und transparente Abrechnung gegenüber Eigentümern.
• Kommunikation und Stakeholder-Management: Fortlaufende Information von Eigentümern und Mietern, Organisation von Informationsveranstaltungen und Moderation bei Streitfragen.
• Qualitätssicherung und Mängelmanagement: Überwachung der Bauausführung, Durchführung von Teilabnahmen, Dokumentation von Mängeln, Durchsetzung von Nachbesserungen und Gewährleistungsverfolgung.
• Rechtliche Betreuung: Kenntnis relevanter WEGrechte, Vertragsgestaltung, Begleitung bei Gerichtsverfahren oder Schlichtungsprozessen in Kooperation mit Juristen.

Eine Verwaltung, die diese Aufgaben proaktiv erfüllt, verhindert häufig das Entstehen eines Sanierungsstaus – oder kann ihn schneller auflösen.

Erste Schritte, wenn die Sanierung stockt

Schnelles, strukturiertes Handeln ist erforderlich. Die folgenden Schritte dienen als praktischer Ablaufplan, um den Status zu klären und einen Wiederstart vorzubereiten.

1. Sofortbestandsaufnahme: Erstellen Sie ein aktualisiertes Baustellenprotokoll: welche Gewerke sind abgeschlossen, welche hängen, welche Materialien fehlen, gibt es offene Rechnungen? Legen Sie einen Verantwortlichen für die Bestandsaufnahme fest.
2. Dokumentencheck: Sammeln Sie alle relevanten Unterlagen an einem Ort: Verträge, Pläne, Genehmigungen, Rechnungen, Schriftverkehr mit Handwerkern und Behörden. Ohne vollständige Dokumentation sind Entscheidungen riskant.
3. Finanzübersicht: Erstellen Sie eine transparente Aufstellung der vorhandenen Mittel, zugesagter Fördermittel, Fremdfinanzierung und bereits erfolgter Zahlungen. Identifizieren Sie Budgetlücken und kurzfristig realisierbare Finanzierungsoptionen.
4. Risikoanalyse: Bewerten Sie rechtliche, finanzielle und technische Risiken (z. B. Insolvenz eines Auftragnehmers, fehlende Statik). Priorisieren Sie danach die Maßnahmen, die bei Verzögerung das höchste Schadenspotenzial haben.
5. Kommunikation initiieren: Rufen Sie eine Sondersitzung der WEG oder einen Gesprächsrunde mit den wichtigsten Stakeholdern (Verwalter, Planer, Generalunternehmer) ein. Ziel: offene Punkte, Fristen und Verantwortlichkeiten klar benennen.
6. Kurzfristiger Aktionsplan: Erstellen Sie einen Plan mit konkreten Maßnahmen und Deadlines (z. B. Ersatzvergaben, Zwischenfinanzierung, Anmeldung fehlender Genehmigungen) und definieren Sie Verantwortlichkeiten.

Wichtig: Halten Sie alle Entscheidungen und Vereinbarungen schriftlich fest. Nur so lassen sich spätere Haftungsfragen klären und der Projektverlauf nachvollziehen.

Finanzielle Lösungen und Förderprogramme

Finanzen sind oft der zentrale Engpass. Hier einige Optionen und Hinweise, wie fehlende Mittel beschafft oder bestehende Verpflichtungen besser gesteuert werden können.

• Förderprogramme nutzen: Informieren Sie sich gezielt über KfW-Programme (z. B. energetische Sanierung), BAFA-Zuschüsse und regionale Förderungen. Viele Programme erfordern vor der Durchführung eine Antragstellung oder die Einbindung zertifizierter Energieberater – das muss frühzeitig geplant werden.
• Zwischenfinanzierung: Kurzfristige Kredite oder Kontokorrentlinien können geplant werden, um Liquiditätsengpässe zu überbrücken. Klären Sie Konditionen und Sicherheiten vorab.
• Ratenzahlung mit Handwerkern: Verhandeln Sie verbindliche Zahlungspläne mit Lieferanten und Handwerkern, ggf. mit höheren Anzahlungen gegen garantierte Termine oder Nachlässe.
• Sonderumlage in der WEG: Ist gesetzlich möglich, benötigt aber einen Beschluss. Bereiten Sie eine transparente Kostenaufstellung und einen Tilgungsplan vor, um Zustimmung bei Eigentümern zu erhöhen.
• Steuerliche Aspekte: Prüfen Sie, welche Kosten steuerlich absetzbar sind (bei Vermietung oft als Werbungskosten) und ob energetische Maßnahmen bevorzugt steuerlich behandelt werden können.
• Versicherung prüfen: Manchmal deckt eine Bau- oder Betriebshaftpflicht Schäden, die zu Verzögerungen führen. Klären Sie Deckungen frühzeitig mit der Versicherung ab.

Ein professionelles Fördermittelmanagement gehört zu den Kernkompetenzen guter Verwalter – es spart Zeit und Geld.

Worauf Eigentümer bei der Auswahl einer neuen Hausverwaltung achten sollten

Wenn der Verdacht besteht, dass die bisherige Verwaltung nicht leistungsfähig war, ist ein Wechsel oft sinnvoll. Die Auswahl sollte systematisch erfolgen:

• Nachweisbare Erfahrung: Fragen Sie nach Referenzen, idealerweise mit vergleichbaren Objekten (Größe, Baujahr, Sanierungsart). Lassen Sie sich Projektberichte oder Abschlussdokumentationen zeigen.
• Technische Kompetenz: Prüfen Sie, ob die Verwaltung eigene technische Ansprechpartner (z. B. Ingenieur, Techniker) hat oder mit verlässlichen Planern kooperiert.
• Kenntnis der rechtlichen Rahmenbedingungen: Insbesondere bei WEGs ist die Kenntnis der aktuellen Gesetzeslage (WEG-Reform, Baurecht) wichtig.
• Transparenz und Reporting: Fordern Sie Musterberichte, Abrechnungen und ein Beispiel für ein Projekt-Controlling-Reporting an. Fragen Sie nach Frequenz und Inhalt der Berichte.
• Netzwerk und Kapazitäten: Ein großes, geprüftes Handwerkernetzwerk reduziert Ausfallrisiken. Achten Sie auf verbindliche Rahmenverträge oder etablierte Partnerschaften.
• Vertragsbedingungen: Klare SLA (Service Level Agreements), Kündigungsfristen, Gebührenstruktur und Haftungsregelungen sind ein Muss.
• Kommunikation: Wie werden Eigentümer und Mieter informiert? Gibt es digitale Plattformen für Statusupdates?

Achten Sie auf Warnsignale: vage Aussagen, fehlende Referenzen, unklare Preisstrukturen oder keine Bereitschaft zur Vorlage von Arbeitsproben sollten misstrauisch machen.

Praxis-Checkliste: Fragen an potenzielle Verwalter

Nutzen Sie die folgende ausführliche Frageliste im Auswahlprozess. Antworten können Sie gewichten (z. B. 1–5), um objektiv zu vergleichen.

• Welche konkreten Sanierungsprojekte haben Sie in den letzten fünf Jahren betreut? (Referenzen mit Kontaktdaten)
• Wer übernimmt die Projektleitung und welche Qualifikationen hat diese Person (Bauingenieur, Architekt, zertifizierter Projektmanager)?
• Wie strukturieren Sie Ausschreibungen und wie stellen Sie die Vergleichbarkeit der Angebote sicher?
• Wie überwachen Sie Kostenentwicklung und Terminpläne? Nennen Sie Reporting-Beispiele.
• Welche Maßnahmen setzen Sie zur Risikominimierung ein (z. B. Bonitätsprüfungen, Sicherheiten, Vertragsstrafen)?
• Wie gehen Sie mit Kündigungen oder Insolvenzen von Handwerkern um?
• Welche Rolle übernehmen Sie bei der Beantragung und Abwicklung von Fördermitteln?
• Wie ist Ihre Preisstruktur bei Projektsteuerung (Pauschale, prozentualer Anteil, Stundenbasis)?
• Geben Sie eine Liste der Dokumente an, die Sie bei einer Übernahme der Verwaltung benötigen.
• Wie oft und in welcher Form erhalten Eigentümer und Mieter Status-Updates?

Optional: Bitten Sie um eine kurze schriftliche Projektplanung (Projektstruktur, Meilensteine, Hauptkostenstellen) für ein typisches Sanierungsprojekt als Demobeispiel.

Vertrags- und Übergabepunkte beim Wechsel der Hausverwaltung

Ein sauberer Übergang minimiert Reibungsverluste und Haftungsfragen. Die folgenden Punkte sollten vertraglich geregelt und dokumentiert sein:

• Vollständige Dokumentenübergabe: Pläne, Genehmigungen, Ausschreibungen, Rechnungen, Verträge, Mängelberichte, Versicherungsunterlagen, Protokolle von Eigentümerversammlungen.
• Offene Aufträge und Zahlungsverkehr: Klarheit, welche Verpflichtungen bestehen und wer bis wann zahlt; evtl. Vereinbarung über Treuhand oder Abschlusszahlungen.
• Übergabeprotokoll mit Fristen: Detailliertes Protokoll, das offene Punkte, Zuständigkeiten und Fristen dokumentiert.
• Datenschutz und DSGVO: Sichere Übertragung personenbezogener Daten, Löschkonzepte für Altbestände und Einwilligungen prüfen.
• Haftungsklärung: Regelung zur Haftung für vor dem Wechsel entstandene Fehler oder Mängel; ggf. Vereinbarung über Schadenersatzansprüche.
• Festlegung der Bereitstellungsfristen: Wann übernimmt die neue Verwaltung operative Aufgaben? Gibt es eine Übergangsphase mit Überschneidung?
• Vergütungsregelungen: Transparenz über Entgelt für Zusatzleistungen (z. B. Projektmanagement), Kündigungsfristen und Rücktrittsklauseln.

Empfehlung: Erstellen Sie eine Checkliste mit allen zu übergebenden Dokumenten (möglichst digital und in geordneter Ordnerstruktur) und lassen Sie sich die Übergabe schriftlich bestätigen.

Schnelle Lösungen, um Stillstand zu vermeiden

Für akute Situationen gibt es pragmatische Maßnahmen, die kurzfristig Wirksamkeit zeigen können:

• Phasen- oder Prioritätenplanung: Teilen Sie das Projekt in „unbedingt nötig“ (Brandschutz, Abdichtung) und „gestaltend/ästhetisch“ und führen Sie zuerst die notwendigen Maßnahmen fort.
• Interimsmanagement: Beauftragen Sie kurzfristig einen externen Projektmanager oder technischen Berater, der für 3–6 Monate operativ Verantwortung übernimmt.
• Teilabnahmen und gesicherte Zahlungen: Vereinbaren Sie Teilabnahmen mit festgelegten Mängelprotokollen und Zahlungen gekoppelt an Nachbesserungsfristen.
• Mediation: Setzen Sie bei WEG-Konflikten auf externe Mediation, um Entscheidungssperren schnell zu überwinden.
• Ersatzvergaben: Fällt ein Handwerker aus, prüfen Sie sofort alternative Anbieter aus einem geprüften Netzwerk oder greifen auf Generalunternehmerlösungen zurück.

Diese Maßnahmen sind temporär, helfen jedoch, Folgeschäden zu vermeiden und Zeit zu gewinnen, um strukturelle Probleme endgültig zu lösen.

Kommunikation mit Mietern und Eigentümern

Transparente, regelmäßige Kommunikation ist entscheidend, um Vertrauen zu erhalten und Eskalationen zu vermeiden. Konkrete Maßnahmen:

• Regelmäßige Statusberichte: Legen Sie einen Rhythmus fest (z. B. wöchentliches Kurzupdate, monatlicher ausführlicher Bericht) und nutzen Sie einheitliche Formate (E-Mail, Online-Portal).
• Informationsveranstaltungen: Organisieren Sie digitale oder Präsenz-Meetings vor besonders kritischen Entscheidungsphasen.
• Beschwerdemanagement: Richten Sie eine zentrale Anlaufstelle ein (Telefon/E-Mail) und dokumentieren Sie Beschwerden samt Maßnahmen und Fristen.
• Transparente Budgetinformationen: Offenlegung von Kostenentwicklungen und Plausibilitätsprüfungen durch unabhängige Dritte schafft Vertrauen.
• Kommunikationsvorlagen: Erstellen Sie vorformulierte Schreiben für häufige Situationen (Baustopp, Verzögerung durch Wetter, Abschlussarbeiten), um konsistent zu informieren.

Praxisbeispiele und häufige Fehler

Einige typische Fehler und wie sie hätten vermieden werden können:

• Fehlerhafte Kostenprognosen: Oft werden zu optimistische Kostenvoranschläge ohne Puffer angenommen. Empfehlung: mindestens 10–20 % Risikopuffer und Sensitivitätsanalysen einplanen.
• Unklare Vertragsgestaltungen: Lump-sum-Vereinbarungen ohne klare Mängel- und Zahlungsregelungen führen zu Streitigkeiten. Empfehlung: Zahlungsmodalitäten an Meilensteine koppeln und Sicherheiten festlegen.
• Mangelnde Dokumentation: Kein einheitliches Bautagebuch, fehlende Abnahmeprotokolle – Folge: Gewährleistungsansprüche sind schwer durchsetzbar. Empfehlung: digitale Bauakte führen.
• Vertrauensverlust durch schlechte Kommunikation: Informationsvakuum führt zu Gerüchten und Unzufriedenheit. Empfehlung: frühzeitige, konsistente Information.

Kurzbeispiel: Eine WEG startete eine energetische Sanierung ohne ausreichende Rücklagen und ohne Fördermittelanträge vor Baubeginn. Nach Inkrafttreten hoher Materialpreissteigerungen brach das Projekt zusammen. Lösung: Zwischenfinanzierung über Bank, Priorisierung der Dämmarbeiten und Neuvergabe an Generalübernehmer lösten den Stillstand innerhalb von sechs Monaten.

Fazit: Proaktive Auswahl zahlt sich aus

Sanierungsstaus sind teuer – sowohl finanziell als auch für das soziale Klima in einer WEG. Entscheidend ist, Probleme frühzeitig zu erkennen, strukturiert zu analysieren und gezielt Maßnahmen umzusetzen. Eine professionelle Hausverwaltung mit nachweisbarer Projektsteuerungskompetenz, technischem Know-how, transparentem Reporting und einem belastbaren Netzwerk kann einen Stillstand oft abwenden oder schnell beheben. Klare vertragliche Regelungen, eine saubere Übergabe und eine transparente Kommunikation minimieren Risiken und sorgen für planbare Ergebnisse.

Checkliste zum Mitnehmen: Fordern Sie bei einem potentiellen neuen Verwalter mindestens folgende Unterlagen an: Referenzen mit Projektbeschreibungen, Mustervertrag mit SLA, Beispiel-Reporting, Liste der kooperierenden Handwerker/Planer, Vorschlag für ein Übergabeprotokoll und eine Übersicht über Förderkompetenzen.

Wenn Sie möchten, erstelle ich Ihnen gern:

• eine individuelle Vorlage für ein Übergabeprotokoll,
• eine ausführliche Auswahl-Checkliste für neue Hausverwalter inklusive Bewertungsmatrix,
• oder Mustertexte für Informationsschreiben an Mieter und Eigentümer.

Sagen Sie mir kurz, welche Besonderheiten Ihre Immobilie hat (z. B. WEG oder Mietobjekt, Größe, energetische Sanierung, Denkmalschutz), dann passe ich die Dokumente gezielt an.

Autor:
Florian Schöberl.
Geschäftsführer und Inhaber
Besser Wohnen GmbH, Opelstr. 8c, 68789 St. Leon - Rot, https://besser-wohnen.de

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