Wenn der Verwalter stirbt: Erste Schritte und umfassender Leitfaden für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG)

Der plötzliche Tod des Hausverwalters trifft Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) meist unerwartet und kann zu Unsicherheit in der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums führen. Neben emotionalen Aspekten entstehen sofort praktische Herausforderungen: Wer unterschreibt Rechnungen? Wie werden laufende Verträge weitergeführt? Wer hat Zugriff auf Schlüssel und Unterlagen? Dieser ausführliche Leitfaden beschreibt in klaren Schritten, was Eigentümergemeinschaften unmittelbar tun sollten, welche rechtlichen und organisatorischen Punkte zu klären sind, wie eine neue Hausverwaltung ausgewählt werden kann und welche Unterlagen für eine reibungslose Übergabe erforderlich sind. Sie erhalten außerdem Mustertexte für Aushänge und Beschlussfassungen, eine Checkliste für Interviews mit potenziellen Verwaltern sowie Empfehlungen für den zeitlichen Ablauf.

Kapitel 1: Sofortmaßnahmen (0–7 Tage) — Sicherheit schaffen und Kommunikation organisieren

In den ersten Tagen nach Bekanntwerden des Todes ist das Ziel, die Versorgungssicherheit des Gebäudes zu gewährleisten, Rechtsrisiken zu begrenzen und die Eigentümer klar und sachlich zu informieren. Handeln Sie schnell, aber überlegt.

Bestätigung des Todes und angemessene Kommunikation:
- Fordern Sie möglichst bald eine Kopie der Sterbeurkunde an oder verlangen Sie eine schriftliche Bestätigung vom Nachlassgericht/Standesamt, falls bekannt.
- Informieren Sie die Eigentümer sachlich und transparent: Aushang im Hausflur, Rundmail an die Verteilerliste und ggf. Eintrag im Eigentümerportal. Vermeiden Sie Gerüchte und unsichere Angaben (z. B. zu Erbschaftsregelungen).
- Muster-Aushang (Kurztext): „Hiermit informieren wir darüber, dass Herr/Frau X am TT.MM.JJJJ verstorben ist. Die Eigentümergemeinschaft trifft umgehend Maßnahmen zur Sicherstellung der Verwaltung. Weitere Informationen folgen.“
Notfallmanagement definieren:
- Klären Sie sofort, wer akut für dringende technische Störungen (Heizung, Wasser, Elektrik) eintritt. Falls ein stellvertretender Verwalter oder Hausmeister benannt ist, dokumentieren Sie die Kontaktdaten.
- Wenn der Verwalter allein zeichnungsberechtigt war, sollten Eigentümer per Eilbeschluss vorübergehend eine oder mehrere Personen mit Bank- und Vertragszeichenbefugnissen ausstatten (z. B. Mitglieder des Beirats, ein fachkundiger Eigentümer).
- Organisieren Sie kurzfristig Telefonnummern von Schlüsselfirmen, Handwerkern und Notdiensten und hinterlegen Sie diese zentral (z. B. beim Beirat oder einem vorläufigen Notverwalter).
Sicherung von Unterlagen, Schlüsseln und digitalen Zugängen:
- Identifizieren Sie, wo Unterlagen physisch lagern (Büro des Verwalters, Privatwohnung, Bankschließfach). Beantragen Sie Kopien wichtiger Dokumente durch Beschluss der Gemeinschaft, wenn nötig.
- Sichern Sie Schlüssel zu Haus, Technikräumen, Sicherungskästen und Schließanlagen. Dokumentieren Sie, wer Schlüssel erhält, und ändern Sie bei Sicherheitsbedenken kurzfristig Schlösser oder Schließanlagen.
- Erfassen Sie digitale Zugänge (E‑Mail, Eigentümerportal, Buchhaltungssoftware) und fordern Sie gegebenenfalls Passwörter an; denken Sie an Datenschutz und protokollieren Sie jede Änderung.
Bank- und Zahlungsverkehr:
- Kontaktieren Sie umgehend die Bank(en), bei denen Gemeinschaftskonten geführt werden. Banken verlangen in der Regel Sterbeurkunde und einen Beschluss der Eigentümergemeinschaft zur Änderung von Zeichnungsberechtigungen.
- Vereinbaren Sie Notfallregelungen, damit laufende Zahlungen (Strom, Gas, dringende Instandsetzungen, Lohnzahlungen) nicht ausfallen. Ein praktischer Weg ist die Bestellung eines zweiten Unterzeichners per Versammlungsbeschluss.
- Protokollieren Sie jeden Zahlungssachverhalt und erstellen Sie eine Liste offener, dringender Zahlungsverpflichtungen.

Kapitel 2: Rechtliche und organisatorische Abklärungen (1–4 Wochen)

Nachdem die unmittelbaren Sicherungsmaßnahmen getroffen wurden, geht es um die Klärung rechtlicher Grundlagen, um Haftungsrisiken zu vermeiden und eine stabile Übergangsorganisation zu schaffen.

Prüfung des Verwaltervertrags:
- Sichten Sie den aktuellen Verwaltervertrag: Kündigungsfristen, Rückgabe- und Herausgabepflichten, Vereinbarungen über Unterlagen, Haftungsfragen, Regelungen bei Tod des Verwalters.
- Liegt der Vertrag nur beim Verstorbenen? Die Gemeinschaft kann per Beschluss Einsicht und Kopien der Vertragsunterlagen verlangen. Dokumentieren Sie hier jeden Schritt formal.
WEG-Rechtslage und Beschlusskompetenzen:
- Prüfen Sie die Gemeinschaftsordnung und das Wohnungseigentumsgesetz (WEG). In vielen Fällen kann die Eigentümergemeinschaft per Beschluss einen vorläufigen Verwalter oder Notverwalter bestellen.
- Informieren Sie sich über die erforderlichen Mehrheiten für verschiedene Beschlüsse (z. B. Bestellung eines Verwalters, Übertragung von Vollmachten). In der Regel sind einfache Mehrheiten möglich, Einzelheiten regeln Gemeinschaftsordnung und WEG.
- Bei Unsicherheit: Holen Sie kurzfristig rechtliche Beratung (Fachanwaltschaft WEG‑/Immobilienrecht) ein — besonders, wenn es um Vertragskündigungen, Haftungsfragen oder Konflikte mit Erben geht.
Kontakt zu Erben, Testamentsvollstreckern und ehemaligen Mitarbeitern:
- Ermitteln Sie, ob ein Testamentsvollstrecker bestellt wurde oder wer die Erben sind; diese Personen sind oft Ansprechpartner für die Übergabe von Unterlagen und Büroinventar.
- Klärung des Arbeitsverhältnisses mit möglichen Mitarbeitern des Verwalters (z. B. Buchhalter, Assistenz): Sind Arbeitsverträge vorhanden? Müssen Arbeitgeberpflichten übertragen oder neu geregelt werden?
Versicherungs- und Gewährleistungsfragen:
- Prüfen Sie Versicherungsverträge (Gebäudeversicherung, Haftpflicht, Vermögensschaden-Haftpflicht der Verwaltung). Klären Sie, ob laufende Schadenfälle bestehen und welche Fristen einzuhalten sind.
- Sichern Sie Belege für Gewährleistungsansprüche gegenüber Dienstleistern (z. B. Nachbesserungsfristen), um keine Ansprüche zu verlieren.
Beirat als Koordinationsstelle:
- Binden Sie den Beirat frühzeitig ein. Er kann als Bindeglied zwischen Eigentümern, Bank und Dienstleistern fungieren und bei der Einberufung der Eilversammlung unterstützen.

Kapitel 3: Einberufung der Eigentümerversammlung — Vorbereitung und Agenda

Die Eigentümerversammlung trifft die grundlegenden Entscheidungen zur Fortführung der Verwaltung. Eine sorgfältige Vorbereitung erhöht die Entscheidungsqualität und vermeidet spätere Anfechtungen.

Fristgerechte und formgerechte Einladung:
- Laden Sie fristgerecht ein (prüfen Sie die Fristen in der Gemeinschaftsordnung). Bei Eilbedarf ist eine außerordentliche Eigentümerversammlung zulässig.
- Versenden Sie die Einladung per E‑Mail, Post und Aushang im Haus; dokumentieren Sie den Versand.
Empfohlene Tagesordnungspunkte (ausführlich):
1. Feststellung und Information über den Tod des bisherigen Verwalters, Darstellung der bisherigen Übergangsmaßnahmen
2. Beschluss über vorläufige Sicherungsmaßnahmen (Ermächtigung zur Änderung von Bankzugangsberechtigungen, Bestellung eines Notverwalters oder Beauftragten für dringende Maßnahmen)
3. Bericht und Vorlage des Verwaltervertrags sowie Beschlussfassung über die Einsichtnahme und eventuelle Kündigung
4. Ausschreibung/Veröffentlichung einer Ausschreibung für eine neue Hausverwaltung oder Beauftragung einer konkreten Verwaltung
5. Festlegung von Kriterien und Verfahren zur Auswahl (Angebotsvergleich, Interviews)
6. Bevollmächtigung bestimmter Personen zur Durchführung der Übergabe (z. B. Beirat oder benannte Eigentümer)
7. Sonstiges/Fragen/Informationen zu laufenden Projekten und Versicherungsfällen
Muster-Beschlussvorschläge (Beispieltext):
- Beschluss zur Bestellung eines Notverwalters: „Die Eigentümergemeinschaft bestellt bis zur Bestellung eines neuen Verwalters Herrn/Frau X als Notverwalter/in mit den vorstehenden Bevollmächtigungen (Zugriff auf Konten bis max. Euro X für notwendige Zahlungen).“
- Beschluss zur Einsicht in Unterlagen: „Die Eigentümergemeinschaft beschließt, dass der Beirat bzw. der vorläufig bestellte Vertreter Einsicht in alle verwaltungsrelevanten Unterlagen erhält und Kopien anfertigen darf.“
Dokumentation und Protokollierung:
- Führen Sie ein lückenloses Protokoll der Versammlung inklusive Beschlussformulierungen, Stimmverhältnissen und Teilnehmerliste. Bewahren Sie das Protokoll sorgfältig auf — es ist wichtig für Bank- und Vertragsänderungen.

Kapitel 4: Auswahl einer neuen Hausverwaltung — Kriterien, Verfahren und Interview-Checkliste

Die Auswahl einer neuen Verwaltung ist eine zentrale Entscheidung mit langfristiger Wirkung. Ein strukturiertes Verfahren reduziert Fehlentscheidungen.

Ausschreibung und Angebotsvergleich:
- Formulieren Sie eine aussagekräftige Leistungsbeschreibung: Anzahl Einheiten, Besonderheiten der Immobilie (Aufzug, Heizungsanlage, besondere technische Einrichtungen), gewünschter Leistungsumfang (Buchhaltung, Hausmeister, Wartungskoordination, Notdienst, Immobilienrechtliche Beratung).
- Fordern Sie mindestens drei Angebote an, damit ein guter Vergleich möglich ist.
Wesentliche Auswahlkriterien:
- Fachliche Erfahrung mit WEG‑Verwaltung und Referenzobjekten
- Transparente Vergütungsstruktur, inkl. Zusatzkosten
- Vorhandene Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung und Geschäftsbedingungen
- Digitale Infrastruktur (Eigentümerportal, Abrechnungssoftware, Online-Zugriff auf Dokumente)
- Erreichbarkeit im Notfall und Personalausstattung für kurzfristige Einsätze
- Kommunikationsstil und Service-Level-Agreement
Interview- und Bewertungsskala (Praktische Checkliste):
- Fragen an Bewerber: Wie ist Ihre Reaktionszeit bei Notfällen? Welche Referenzobjekte können genannt werden? Wie funktioniert Ihre Abrechnung? Welche digitalen Tools setzen Sie ein?
- Bewertungsskala (Beispiel): 1–5 Punkte für Erfahrung, 1–5 für Referenzen, 1–5 für Preis-Leistung, 1–5 für digitale Ausstattung — summieren und gewichten nach Priorität der Gemeinschaft.
- Fordern Sie Musterverträge und Beispielabrechnungen an, um Transparenz zu prüfen.
Prüfung von Versicherungen und Compliance:
- Lassen Sie sich die Vermögensschaden-Haftpflicht sowie Gewerbeerlaubnisse nachweisen. Fragen Sie nach Datenschutzkonzepten und Nachweisen zur Fortbildung der Mitarbeiter.

Kapitel 5: Praktische Checkliste für die Übergabe — Dokumente, Prozesse und Technik

Eine strukturierte Übergabe spart Zeit und Geld. Legen Sie eine Übergabemappe an, die alle relevanten Informationen systematisch enthält.

Wesentliche Dokumente:
- Verwaltervertrag (Original oder bestätigte Kopie)
- Kontounterlagen, Zeichnungsberechtigungen, Bankmandate
- Versicherungsunterlagen (Police, Schadenverlauf)
- Wartungs- und Lieferverträge (Aufzug, Heizung, Feuerwehr, Hausmeister)
- Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen (mind. 3–5 Jahre)
- Betriebs‑ und Heizkostenabrechnungen der letzten 3–5 Jahre
- Technische Dokumente, Pläne, Wartungsnachweise, Prüfprotokolle (z. B. für Blitzschutz, Heizungsinspektion)
- Bestandsliste der Schließanlagen, Schlüssel, Alarmcodes
Prozess-Governance:
- Erstellen Sie ein Übergabeprotokoll mit Checkfeldern: „Dokument übergeben“/„Digitalzugang übergeben“/„Konten übergeben“ inklusive Datum und Unterschriften der übergebenden und übernehmenden Person.
- Definieren Sie Übergangsfristen für die Übernahme von Lieferantenverträgen — prüfen Sie Kündigungsfristen und mögliche Preisänderungsklauseln.
IT, Datenschutz und digitale Zugänge:
- Dokumentieren Sie alle Benutzerkonten (E‑Mail, Abrechnungssoftware, Portal), ändern Sie Passwörter und hinterlegen Sie die Zugangsdaten sicher.
- Beachten Sie Datenschutzvorgaben gemäß DSGVO: Zugriff auf personenbezogene Daten ist nur zulässig, wenn dies durch Beschluss gedeckt ist; protokollieren Sie Einsichtnahmen.

Kapitel 6: Umgang mit Banken, Versicherungen und Dienstleistern — Tipps für Verhandlungen und Formulierungen

Banken und Versicherungen folgen festen Prozessen. Gute Vorbereitung erleichtert schnelle Änderungen der Kontovollmachten und die Fortführung von Policen.

Banken kontaktieren — notwendige Unterlagen:
- Sterbeurkunde, Eigentümerbeschluss zur Änderung der Zeichnungsberechtigten, Personalausweis der neuen Bevollmächtigten, ggf. Handelsregisterauszug der neuen Verwaltung.
- Vereinbaren Sie mit der Bank einen persönlichen Termin und bringen Sie schriftliche Beschlüsse in beglaubigter Form mit, wenn erforderlich.
Versicherungen:
- Informieren Sie Versicherer über Ansprechpartnerwechsel. Prüfen Sie Deckungslücken und lassen Sie sich bei Bedarf kurzfristig zusätzlichen Schutz (z. B. Übergangsversicherung) bestätigen.
Dienstleister & Lieferanten:
- Informieren Sie Lieferanten (Hausmeister, Heizungswart, Aufzugsfirma) über die vorläufige Ansprechpartnerregelung und die geplante Übergabe.

Kapitel 7: Zeitlicher Rahmen und empfohlene Schritte (Praktischer Fahrplan)

Ein realistischer Zeitplan hilft, Prioritäten zu setzen und Verantwortlichkeiten zu klären:

Erste 72 Stunden: Information der Eigentümer, Sicherung von Schlüsseln und Unterlagen, Notfallbevollmächtigung für dringende Zahlungen und Handlungen.
1–2 Wochen: Sichtung und Sicherung von Verträgen, Kontakt zu Bank und Versicherern, Vorbereitung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung.
2–6 Wochen: Durchführung der Eigentümerversammlung, Entscheidung über neue Verwaltung oder Vergabeverfahren, Bestellung eines neuen Verwalters oder vorläufiger Regelungen.
Bis 3 Monate: Vollständige Übergabe aller Unterlagen, Stabilisierung der Verwaltungsprozesse, Abschluss offener Verträge oder Neuverhandlung von Dienstleistungsverträgen.

Fazit: Mit Struktur und Transparenz durch die Übergangszeit

Der Tod eines Verwalters ist für eine Gemeinschaft belastend, lässt sich jedoch durch klare, strukturierte Handlungsweisen bewältigen. Priorisieren Sie in den ersten Tagen die Sicherstellung der technischen Versorgung und die Kommunikation mit Eigentümern. Klären Sie dann rechtliche Grundlagen (Verwaltervertrag, Bankvollmachten, Versicherungen) und bereiten Sie eine gut dokumentierte Eigentümerversammlung vor, in der die Weichen für die künftige Verwaltung gestellt werden. Nutzen Sie standardisierte Checklisten, protokollieren Sie alle Schritte und setzen Sie auf transparente Auswahlverfahren bei der Beauftragung einer neuen Hausverwaltung. Bei komplexen rechtlichen oder erbrechtlichen Fragen empfiehlt sich die Einschaltung eines spezialisierten Anwalts oder Notars.

Anhang: Nützliche Mustertexte und Checklisten

1) Muster-Aushang (Kurz): „Hiermit informieren wir darüber, dass Herr/Frau X, bisheriger Verwalter, am TT.MM.JJJJ verstorben ist. Die Eigentümergemeinschaft hat vorläufige Maßnahmen beschlossen. Weitere Informationen folgen. Für Notfälle erreichen Sie Herrn/Frau Y unter Tel. Z.“

2) Muster-Beschluss (Notverwalter): „Die Wohnungseigentümergemeinschaft beschließt hiermit, bis zur Bestellung eines neuen Verwalters Herrn/Frau [Name] als Notverwalter zu bestellen. Er/Sie ist berechtigt, notwendige Zahlungen bis zu einem Betrag von EUR [Betrag] zu leisten und dringende Instandsetzungsmaßnahmen zu veranlassen. Der Beschluss tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.“

3) Übergabe-Checkliste (Kurzversion): Verwaltervertrag, Kontounterlagen, Versicherungen, Wartungsverträge, Protokolle, Abrechnungen, Schlüssel, technische Pläne, digitale Zugangsdaten, Kontaktliste Dienstleister.

Wenn Sie möchten, erstelle ich Ihnen gern: a) eine vollständige, druckfertige Übergabemappe als Word-/PDF-Vorlage, b) individuelle Mustertexte für Ihre Einladung zur Eigentümerversammlung oder c) eine Bewertungs‑Excel‑Tabelle für Vergleichsangebote von Hausverwaltungen. Sagen Sie mir, wobei Sie Unterstützung bevorzugen.

Autor:
Florian Schöberl.
Geschäftsführer und Inhaber
Besser Wohnen GmbH, Opelstr. 8c, 68789 St. Leon - Rot, https://besser-wohnen.de

Wenn der Verwalter stirbt: Erste Schritte für Eigentümergemeinschaften