Wenn Aufträge im Hinterzimmer vergeben werden: Die Schattenwelt der Handwerksvergabe — umfassender Leitfaden für Immobilieneigentümer

Für Immobilieneigentümer, die derzeit eine neue Hausverwaltung suchen oder ihre bestehende Verwaltung kontrollieren möchten, ist die Transparenz bei der Vergabe von Handwerks- und Instandhaltungsaufträgen eine der zentralen Fragen. Hinterzimmer‑Absprachen, verdeckte Provisionen und nicht ausgeschriebene Aufträge können zu erheblichen Mehrkosten, mangelhafter Ausführung, Reputationsschäden und rechtlichen Risiken führen. Dieser ausführliche Leitfaden erklärt, wie die Schattenwelt der Vergabe funktioniert, welche juristischen und wirtschaftlichen Risiken bestehen, welche Warnsignale es gibt und welche konkreten Maßnahmen Eigentümer und Eigentümergemeinschaften ergreifen können — vor, während und nach Vertragsabschluss.

Einleitung: Warum dieses Thema wichtig ist

Instandhaltung, Reparaturen und Modernisierungen machen einen großen Teil der jährlichen Ausgaben einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) oder eines Immobilienportfolios aus. Selbst moderate Aufschläge bei einzelnen Aufträgen summieren sich schnell zu beträchtlichen Beträgen. Neben dem finanziellen Aspekt steht die Substanz der Immobilie: Mangelhafte Ausführungen führen zu Folgeschäden, höheren Folgekosten und beeinträchtigen den langfristigen Wert. Transparente Vergabeverfahren sind deshalb kein Luxus — sie sind ein zentraler Bestandteil verantwortungsvoller Wirtschaftlichkeit und Haftungsvermeidung.

1. Wie entstehen Hinterzimmer‑Absprachen? Mechanismen und Motivationen

Hinterzimmer‑Absprachen entstehen selten zufällig; sie folgen wirtschaftlichen und persönlichen Anreizen. Typische Mechanismen sind:

Persönliche Beziehungen: Langjährige Kontakte zwischen Verwalter und Handwerker schaffen Loyalität — oft ohne formellen Wettbewerb.
Provisionen und kickbacks: Der Verwalter erhält Rabatte, Provisionen, Gutscheine oder Sachleistungen unter der Hand.
Gefälligkeitsvergaben: Aufträge werden im Tausch gegen private Dienstleistungen oder bevorzugte Behandlung vergeben.
Auftragssplitting: Große Projekte werden in kleine Lose aufgeteilt, um formelle Freigabegrenzen zu umgehen.
Mehrstufige Subunternehmersysteme: Offizielle Rechnungen gehen an ein zulässiges Unternehmen, die eigentliche Leistung erbringt jedoch ein unbekannter Subunternehmer ohne Kontrolle.

Motivationen sind knapp: Bequemlichkeit, persönlicher Gewinn, Mut zur Konfliktvermeidung und das Argument „so läuft das Geschäft“. Für Eigentümer ist das Problem: Rechnungen und Dokumente wirken oft formell korrekt — die intransparenten Vereinbarungen liegen im Verborgenen.

2. Konkrete Risiken für Eigentümer: Finanziell, technisch, rechtlich

Die Folgen intransparent vergebenener Aufträge lassen sich in vier Kategorien zusammenfassen:

Finanzielle Risiken: Aufschläge, nicht marktgerechte Preise, unnötige Leistungen, nicht gerechtfertigte Material- oder Arbeitskosten.
Qualitätsrisiken: Fehlende Wettbewerbs‑ und Kontrollmechanismen reduzieren den Druck zur Qualitätssteigerung; Pfusch und mangelhafte Ausführungen sind wahrscheinlicher.
Rechtliche Risiken: Mögliche Straftatbestände (z. B. Untreue, Bestechlichkeit im geschäftlichen Verkehr, Steuerdelikte), Nachforderungen der Sozialversicherung bei Schwarzarbeit, Vertragsstrafen und Haftungsansprüche gegen die Verwaltung.
Organisatorische und Reputationsrisiken: Verzögerte Mängelbeseitigung, Unzufriedenheit der Eigentümer und negative Auswirkungen auf Vermietbarkeit und Wiederverkaufswert.

Hinweis: Bei konkreten Verdachtsmomenten sollten Sie umgehend rechtlichen Rat einholen — dieser Text stellt keine Rechtsberatung dar.

3. Typische Warnsignale — rote Flaggen bei Auswahl oder Kontrolle der Hausverwaltung

Früh erkannt, lassen sich viele Probleme vermeiden. Achten Sie besonders auf:

Immer dieselben Adressen: Dieselben Firmen werden für alle Gewerke eingesetzt, auch wenn Spezialwissen erforderlich wäre.
Fehlende Ausschreibungen: Auch bei größeren Aufträgen wurden offenbar nie mehrere Angebote eingeholt.
Unklare Rechnungen: Sammelrechnungen ohne detaillierte Leistungsverzeichnisse oder veraltete Positionspreise.
Barzahlungen oder ungewöhnliche Zahlungsströme: Zahlungen „in bar“ oder auf private Konten sind ein deutliches Warnzeichen.
Unwilligkeit zu Transparenz: Der Verwalter verweigert Einsicht in Angebote, Verträge oder Lieferscheine.
Subunternehmen ohne Nachweis: Die ausführende Firma nennt Subunternehmer, aber es gibt keine Verträge oder Nachweise.
Erklärungen, die Ablenkung schaffen: „Das ist immer so gemacht worden“ oder „Der Handwerker ist sehr zuverlässig“ als Rechtfertigung für fehlende Angebote.

Konkretes Vorgehen bei Beobachtung solcher Signale: Dokumentieren, Nachfragen stellen, Fristen setzen und bei Nicht-Klärung unabhängige Experten einschalten.

4. Due‑Diligence vor Vertragsabschluss — was Eigentümer prüfen sollten

Bereiten Sie eine strukturierte Prüfungsrunde vor, bevor Sie den Verwaltervertrag unterschreiben. Wichtige Punkte:

Referenzen prüfen: Lassen Sie sich mindestens drei Referenz‑WEGen mit kurzer Kontaktbeschreibung geben und kontaktieren Sie diese direkt. Fragen Sie konkret nach Vergabepraxis.
Liste der regelmäßig beauftragten Handwerker: Fordern Sie eine Aufstellung mit Dauer und Umfang der Zusammenarbeit.
Musterverträge und Musterrechnungen: Bitten Sie um anonymisierte Beispiele, um die Qualität und Nachvollziehbarkeit zu prüfen.
Nachweise der Dienstleister: Betriebshaftpflicht, Steuer‑ und Sozialabgaben, ggf. Meisterbrief oder Innungszugehörigkeit der regelmäßig beauftragten Firmen.
Transparenzklauseln im Vertragsentwurf: Verlangen Sie bereits vor Vertragsunterzeichnung Regelungen zur Offenlegung von Angeboten, Provisionen und Rechnungsprüfung.
Organisatorischer Aufbau: Wer unterschreibt Aufträge, wer kontrolliert Abnahmen, wie sind Vertretungsregelungen geregelt?

Praktischer Tipp: Nehmen Sie bei der Vertragsverhandlung einen verdeckten Prüfling mit (z. B. ein Mitglied des Verwaltungsbeirats), der gezielt nach Vergaberegeln fragt.

5. Vertragliche Schutzmechanismen — Musterklauseln und Empfehlungen

Gute Vertragsklauseln machen Hinterzimmer‑Vergaben deutlich schwerer. Folgende Regelungen sollten mindestens enthalten sein:

Schwellenwerte für Angebotspflicht: Beispielsweise: „Für Aufträge ab 3.000 EUR netto sind mindestens zwei schriftliche Vergleichsangebote, ab 7.500 EUR netto mindestens drei schriftliche Angebote einzuholen und beizulegen.“
Offenlegungspflicht: „Der Verwalter hat Geschäftsbeziehungen zu regelmäßig beauftragten Firmen offen zu legen; geldwerte Vorteile sind unverzüglich zu melden.“
Einsichts‑ und Prüfungsrecht: „Eigentümer bzw. Beirat haben jederzeit Zugriff auf Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Vertragsunterlagen.“
Unabhängige Abnahme: „Bei Aufträgen über [Betrag] ist vor Schlusszahlung eine technische Abnahme durch einen unabhängigen Sachverständigen durchzuführen.“
Verbot von Barzahlungen und privaten Konten: „Zahlungen erfolgen ausschließlich per Überweisung auf Geschäftsbankkonten. Ban‑Cashing ist untersagt.“
Sanktionsklauseln: Vertragsstrafen bis zur fristlosen Kündigung bei Verletzung der Transparenzpflichten sowie Ersatzpflichten bei nachgewiesenen Schäden.

Formulierungsvorschlag (Kurz): „Der Verwalter verpflichtet sich, bei sämtlichen Vergaben für Instandhaltungsmaßnahmen ab dem Schwellenwert von 3.000 EUR netto mindestens zwei schriftliche Angebote einzuholen und diese der Eigentümergemeinschaft auf Verlangen vorzulegen. Geldwerte Vorteile oder Provisionen sind unverzüglich offenzulegen.“

Hinweis: Lassen Sie Vertragsklauseln durch einen auf WEG‑ und Vertragsrecht spezialisierten Rechtsanwalt prüfen und an Ihre Situation anpassen.

6. Operative Kontrollen und Organisatorisches nach Vertragsabschluss

Transparenz endet nicht mit einer guten Vertragsklausel — sie muss operativ gelebt werden. Empfohlene Maßnahmen:

Regelmäßige Berichterstattung: Quartalsberichte mit allen Instandhaltungsmaßnahmen, Kosten, Vergleichsangeboten und Begründungen für die Auswahl.
Jährliche Rahmenvereinbarungen und Rotation: Für wiederkehrende Leistungen (Hausmeister, Heizungswartung etc.) jährliche Ausschreibung und Rotation der Anbieter.
Dokumentation: Digitales Archiv aller Angebote, Rechnungen und Abnahmeprotokolle; revisionssichere Ablage und Zugriff für Beirat/Eigentümer.
Stichprobenartige Prüfungen: Externe Rechnungsprüfung durch Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer in regelmäßigen Abständen (z. B. alle 2–3 Jahre).
Transparente Zahlungsabwicklung: Zentraler Zahlungsverkehr über Gemeinschaftskonto mit zweifacher Prüfung (z. B. Verwalter + Beirat) bei höheren Beträgen.
Verwendung standardisierter Leistungsverzeichnisse und Einheitspreise zur besseren Marktbeurteilung.

Technische Umsetzung: Eine einfache Excel‑ oder Cloud‑Lösung kann bereits die digitale Nachvollziehbarkeit sichern; für größere Gemeinschaften lohnt sich ein Property‑Management‑System mit Rechtemanagement.

7. Was tun, wenn Unregelmäßigkeiten entdeckt werden? Schritt‑für‑Schritt‑Vorgehen

Sollten Sie Unregelmäßigkeiten vermuten oder entdecken, gehen Sie strukturiert vor:

Belege sichern: Sammeln Sie Rechnungen, Angebote, E‑Mails, Zahlungsbelege und Protokolle. Erstellen Sie eine übersichtliche Mappe mit chronologischer Reihenfolge.
Schriftliche Nachfragen: Stellen Sie konkrete, schriftlich dokumentierte Fragen an die Verwaltung und setzen Sie angemessene Fristen (z. B. 14 Tage) zur Klärung.
Einbeziehung des Beirats: Informieren Sie den Verwaltungsbeirat und fordern Sie eine außerordentliche Prüfung durch diesen.
Externe Prüfungen: Beauftragen Sie einen externen Sachverständigen für technische Bewertungen und gegebenenfalls einen Steuerberater für Rechnungsprüfungen.
Rechtsberatung prüfen: Bei begründetem Verdacht auf Untreue, Bestechlichkeit oder Steuerdelikte sollten Sie einen Rechtsanwalt einschalten — und prüfen, ob eine Strafanzeige geboten ist.
Kündigungsprüfung: Prüfen Sie gemeinsam mit Rechtsbeistand die Möglichkeit einer fristlosen Kündigung des Verwaltervertrags und evtl. Schadensersatzansprüche.
Kommunikation an Eigentümer: Informieren Sie die Eigentümerversammlung transparent, aber rechtssicher; vermeiden Sie vorschnelle öffentliche Anschuldigungen.

Wichtig: Beweissicherung und rechtssichere Dokumentation sind zentral, um später Ansprüche durchzusetzen.

8. Praxisbeispiele und Fallstudien (anonymisiert, exemplarisch)

Beispiel 1 (fiktiv, aber typischer Ablauf): Eine WEG stellte fest, dass kleinere Reparaturen immer von derselben Firma ausgeführt wurden. Die Rechnungen wiesen Pauschalpreise auf, detaillierte Positionen fehlten. Nach Aufforderung zur Vorlage von Vergleichsangeboten verweigerte der Verwalter die Einsicht. Auf Druck des Beirats wurde ein externer Gutachter beauftragt: Ergebnis — überhöhte Abrechnung und teils mangelnde Ausführung. Konsequenz: Kündigung des Verwalters, Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen und Umstellung auf ein transparentes Ausschreibungsverfahren.

Beispiel 2 (anonymisiert): Ein Verwalter erhielt private Sachleistungen (Renovierung einer Ferienwohnung) im Austausch für regelmäßige Vergaben an eine Handwerkergruppe. Nach Hinweisen aus der Eigengemeinschaft untersuchte ein Anwalt die Geschäftsbeziehungen, und es kam zur Rückforderung von Provisionen sowie zur Anzeige wegen Untreue.

9. Praktische Werkzeuge: Formulierungen, Vorlagen und Checklisten

Hier einige praktische Textbausteine und Checklisten, die Sie sofort verwenden oder anpassen können:

Textbaustein für Verwaltervertrag (Angebotspflicht): „Der Verwalter hat bei Aufträgen ab 3.000 EUR netto mindestens zwei schriftliche Angebote einzuholen und diese dem Beirat/Auftraggeber auf Verlangen vorzulegen.“
Transparenzklausel: „Der Verwalter verpflichtet sich zur unverzüglichen Offenlegung jedweder geldwerter Vorteile, die im Zusammenhang mit der Vergabe von Aufträgen entstehen.“
Musterschreiben an Verwalter bei Verdacht: Kurz und sachlich: „Sehr geehrte Damen und Herren, bitte legen Sie binnen 14 Tagen die Angebote und Rechnungen zu den Arbeiten an [Datum/Bereich] vor. Sollte dies nicht möglich sein, teilen Sie bitte schriftlich die Gründe mit. Mit freundlichen Grüßen…“
Checkliste bei Anbieterprüfung: Referenzen, Haftpflichtversicherung, Steuer‑ und Sozialnachweise, Webseite/Impressum, Fachliche Qualifikation (Meister/Innungsbetrieb), Referenzobjekte.

10. Governance in der Eigentümergemeinschaft: Wie man Transparenz institutionell verankert

Damit Transparenz nachhaltig funktioniert, sollten Gremienstrukturen und Prozesse angepasst werden:

Beirat aktiv einsetzen: Klare Aufgabenverteilung, Einsichtsrechte und regelmäßige Treffen mit Protokollierung.
Ausschreibungsrichtlinien: Beschluss in Eigentümerversammlung zu Standard‑Vergaberegeln für Instandhaltung und Modernisierung.
Budget‑ und Finanzkontrolle: Monats‑/Quartalsberichte, Abgleich mit Bankauszügen und Rücklagenentwicklung.
Bildung von Arbeitsgruppen: Für größere Sanierungen unabhängige Projektgruppen mit externem Sachverstand.

11. Marktprüfung und Preisbenchmarking — wie Sie Legitimität von Preisen beurteilen

Ein einfacher Marktcheck hilft, überhöhte Preise zu erkennen:

Unit‑Preise verlangen: Lassen Sie Positionen nach Einheitspreisen aufschlüsseln (z. B. EUR pro m², Stunde, Stück).
Online‑Vergleich: Nutzen Sie Preisportale, regionale Handwerksverzeichnisse und Ausschreibungsplattformen zum Vergleich.
Vergleichsangebote: Fordern Sie bei größeren Maßnahmen mindestens drei Angebote mit identischer Leistungsbeschreibung an.
Gutachter oder Kostenschätzung: Bei Unsicherheit eine Kostenschätzung durch einen unabhängigen Gutachter einholen.

12. Wann ist eine Anzeige sinnvoll? Juristische Erwägungen

Bei Anhaltspunkten für Straftaten (z. B. Untreue, Bestechung im geschäftlichen Verkehr, Steuerhinterziehung) sollten Eigentümer frühzeitig juristischen Rat einholen. Eine Anzeige kann sinnvoll sein, wenn eindeutige Beweise vorliegen oder wenn ernsthafte Verdachtsmomente bestehen, die sich nicht durch interne Klärung ausräumen lassen. Bedenken Sie jedoch:

Strafverfahren sind langwierig und kostenintensiv.
Bevor Sie öffentlich Anschuldigungen erheben, stellen Sie sichere Dokumentation und juristische Prüfung sicher.
In vielen Fällen ist vor einer Strafanzeige die außergerichtliche Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen sinnvoll.

13. Zusammenfassung und Handlungsempfehlungen — kurz und konkret

Hinterzimmer‑Vergaben gefährden Rendite, Substanz und Rechtssicherheit Ihrer Immobilie. Als Eigentümer oder Eigentümergemeinschaft können Sie viel tun, um diese Risiken zu minimieren:

Wählen Sie die Hausverwaltung sorgfältig — verlangen Sie Referenzen und Einsicht in Vergabeverfahren.
Verankern Sie Transparenz vertraglich — Schwellenwerte, Angebots‑ und Offenlegungspflichten, Einsichtsrechte und Sanktionsmöglichkeiten.
Implementieren Sie operative Kontrollen — Berichte, digitale Dokumentation, Rotation und externe Prüfungen.
Handeln Sie bei Verdachtsmomenten strukturiert — Beweissicherung, schriftliche Fragen, externe Prüfungen und rechtliche Beratung.
Binden Sie Beirat und Eigentümerversammlung aktiv ein — Governance schützt vor Einzelentscheidungen ohne Kontrolle.

Transparenz ist kein administrativer Aufwand um seiner selbst willen — sie ist ein Schutzmechanismus, der langfristig Geld spart, die Bausubstanz sichert und rechtliche Risiken reduziert. Wenn Sie Unterstützung bei Vertragsformulierungen, Prüfungschecklisten oder der Organisation von Ausschreibungen wünschen, kann ein spezialisierter Rechtsanwalt, Steuerberater oder Immobilien‑Projektmanager wertvolle Hilfe leisten.

Hinweis: Dieser Text bietet allgemeine Informationen und Handlungsempfehlungen. Für eine verbindliche juristische oder steuerliche Bewertung sollten Sie einen spezialisierten Rechtsanwalt oder Steuerberater konsultieren.

Autor:
Florian Schöberl.
Geschäftsführer und Inhaber
Besser Wohnen GmbH, Opelstr. 8c, 68789 St. Leon - Rot, https://besser-wohnen.de

Wenn Aufträge im Hinterzimmer vergeben werden: Die Schattenwelt der Handwerksvergabe