Was tun, wenn die Hausverwaltung nicht reagiert?

Wenn die Hausverwaltung auf Anfragen, Mängelmeldungen oder wichtige Fristen nicht reagiert, kann das für Eigentümer, Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) und Mieter schnell zu erheblichen Problemen werden. Versäumte Reparaturen, unklare Abrechnungen oder nicht getätigte Zahlungen gefährden die Substanz des Gebäudes und führen zu finanziellen und rechtlichen Folgen. Dieser ausführliche Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie systematisch vorgehen, rechtliche und organisatorische Aspekte beachten und — falls nötig — eine neue, verlässliche Hausverwaltung finden.

Einleitung: Warum schnelles und strukturiertes Handeln wichtig ist

Warten und Hoffen verschlechtert die Situation meist: Kleine Mängel können zu Folgeschäden werden, Zahlungsversäumnisse führen zu Mahngebühren oder Vertragsstrafen, und das Vertrauen innerhalb der WEG bricht zusammen. Deshalb ist es wichtig, nicht emotional zu reagieren, sondern mit klaren, dokumentierten Schritten vorzugehen. Im Folgenden erhalten Sie eine strukturierte Anleitung mit praktischen Mustern, Checklisten und Tipps für die Auswahl einer neuen Verwaltung.

1. Sofortmaßnahmen: Dokumentation und mehrfacher Kontakt

Bevor Sie juristische Schritte erwägen, müssen Sie lückenlos dokumentieren, was passiert ist. Eine gute Dokumentation ist die Grundlage für Mahnungen, Abmahnungen oder eine mögliche Klage.

• Anlage einer Akte: Legen Sie physisch und digital eine Akte an (z. B. Ordner + Cloud-Ordner). Führen Sie eine chronologische Übersicht über alle Ereignisse.
• Protokoll der Kontaktversuche: Notieren Sie Datum, Uhrzeit, Gesprächspartner, Inhalt, Ergebnis und ggf. die Telefon- oder E-Mail-Adresse.
• Beweissicherung: Speichern Sie alle E-Mails, SMS, Briefe, Fotos von Schäden, Rechnungen und Angebote. Kopien von Einschreiben aufbewahren.
• Fristen setzen: Geben Sie in jeder schriftlichen Kontaktaufnahme klare Fristen (z. B. „Bitte um Rückmeldung bis zum TT.MM.JJJJ; Frist: 14 Tage“).
• Mehrfache Kontaktwege: Versuchen Sie Telefon (am besten dokumentiert), E-Mail und einen schriftlichen Brief per Einschreiben oder Bote.

Praxis-Tipp: Verwenden Sie eine einfache Tabelle (Datum | Medium | Ansprechpartner | Inhalt | Frist | Ergebnis), die allen Eigentümern zugänglich ist. So bleibt alles transparent und nachvollziehbar.

2. Vertragslage prüfen: Was steht im Verwaltungsvertrag?

Die vertragliche Ausgangslage bestimmt maßgeblich Ihr weiteres Vorgehen. Prüfen Sie deshalb den Verwaltungsvertrag, die Vollmachten und bei WEGs die Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung.

• Leistungsumfang: Welche Leistungen sind ausdrücklich vereinbart? (z. B. Heizungswartung, Abrechnung, Kommunikation mit Handwerkern)
• Reaktions- und Bearbeitungszeiten: Sind Fristen, Eskalationswege oder Service-Level vereinbart?
• Kündigungs- und Ablösefristen: Wie lang sind ordentliche Kündigungsfristen, gibt es Mindestlaufzeiten oder Ablösezahlungen?
• Vollmachten und Kontenführung: Wer ist berechtigt, Zahlungen auszuführen, Verträge abzuschließen oder Handwerker zu beauftragen?
• Schadens- und Haftungsregelungen: Gibt es Regelungen zur Vermögensschadenhaftpflicht der Verwaltung?

Wenn Unklarheiten bestehen, sollten Sie eine Kopie des Vertrags allen relevanten Eigentümern zur Verfügung stellen und, falls nötig, rechtliche Beratung einholen, bevor Sie Sanktionen oder eine Kündigung aussprechen.

3. Formelle Schritte: Mahnung, Abmahnung, Kündigung — wie und wann?

Wenn die Verwaltung auf Dokumentation und Fristsetzungen nicht reagiert, steigen Sie formal ein: Mahnung, Abmahnung und wenn erforderlich Kündigung. Achten Sie dabei auf Form und Fristen, damit Ihre Maßnahmen rechtssicher sind.

• Schritt 1 — Mahnung: Setzen Sie eine klare schriftliche Frist zur Behebung des konkret beschriebenen Mangels oder zur Rückmeldung. Machen Sie die möglichen weiteren Schritte (Abmahnung, Kündigung) deutlich.
• Schritt 2 — Abmahnung: Bei einer Pflichtverletzung (z. B. unterlassene Auftragsvergabe bei sicherheitsrelevanten Mängeln) ist eine Abmahnung angebracht. Beschreiben Sie die Pflichtverletzung, die Folgen und gewähren Sie eine angemessene Nachfrist.
• Schritt 3 — Kündigung: Bei fortgesetztem Pflichtverstoß oder schwerwiegenden Verfehlungen (Vermögensschädigung, grobe Vernachlässigung) kann eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund möglich sein. Bei WEGs bedarf es hierfür in der Regel eines Beschlusses der Eigentümerversammlung.

Wichtig: Formulierungen sollten sachlich bleiben. Nutzen Sie Mustertexte als Vorlage, lassen Sie komplexe Kündigungen durch einen Rechtsanwalt prüfen.

4. Zwischenlösung organisieren: Sicherheit und Betrieb aufrechterhalten

Während Sie die rechtlichen Schritte prüfen, müssen akute Aufgaben weiter erledigt werden, damit etwa Heizungs-, Wasser- oder Brandschutzfunktionen nicht ausfallen.

• Notfallhandwerker bereitstellen: Legen Sie externe Ansprechpartner (Installateur, Elektriker, Schlosser) fest, die im Notfall beauftragt werden können. Halten Sie Kostenvoranschläge bereit.
• Interimsverwalter oder Bevollmächtigte: In einer WEG kann die Versammlung einen Interimsverwalter bestimmen oder einen Eigentümer befristen bevollmächtigen, bis eine neue Verwaltung bestellt ist.
• Kontinuität des Zahlungsverkehrs: Klären Sie, wer Befugnisse zum Zahlen hat. Bei gesperrten Konten organisieren Sie Übergangsregelungen (z. B. vorläufige Kostenübernahme durch ausgewählte Eigentümer mit Dokumentation).
• Versicherungsschutz prüfen: Stellen Sie sicher, dass Versicherungen (Gebäudeversicherung, Haftpflicht, Gewässerschaden) weiterhin greifen und Prämien fristgerecht bezahlt werden.

5. Kommunikation mit Eigentümern und Mietern: Transparenz schaffen

Offene, regelmäßige Kommunikation verhindert Spekulationen, verringert Stress und erhöht die Bereitschaft anderer Eigentümer, mitzuarbeiten.

• Informationsschreiben: Erklären Sie sachlich die aktuelle Lage, die getroffenen Sofortmaßnahmen und den weiteren Fahrplan.
• FAQ für Betroffene: Wer ist Ansprechpartner? Wie melde ich einen Notfall? Welche Schritte werden unternommen?
• Zentrale Kontaktstelle: Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse oder Telefonnummer ein, die alle Anfragen bündelt.
• Protokolle und Beschlüsse: Stellen Sie sicher, dass alle Beschlüsse und wichtigen Informationen in der nächsten Eigentümerversammlung dokumentiert und genehmigt werden.

6. Die Suche nach einer neuen Hausverwaltung: Kriterien, Ablauf und Bewertungsmatrix

Ein Verwaltungswechsel sollte wohlüberlegt erfolgen. Vergleichen Sie Kandidaten systematisch anhand klarer Kriterien.

• Leistungsspektrum: Welche Services sind inklusive (z. B. Buchhaltung, Instandhaltungsmanagement, digitale Kommunikation)?
• Preisgestaltung: Vergleichen Sie Grund- und Zusatzkosten; lassen Sie sich alle Honorarpositionen offenlegen.
• Erreichbarkeit und Serviceniveau: Reaktionszeiten, Erreichbarkeit außerhalb Bürozeiten, Notdienstregelungen.
• Referenzen und Reputation: Sprechen Sie mit anderen Eigentümern von Referenzobjekten und prüfen Sie Bewertungen.
• Haftung und Versicherung: Vermögensschadenhaftpflicht, berufliche Absicherung und Transparenz bei der Haftungsübernahme.
• Digitalisierung: Gibt es Eigentümerportale, Online-Abrechnungen und digitale Mängel- und Aufgabenverfolgung?

Nutzen Sie eine einfache Bewertungsmatrix (z. B. 1–5 Punkte für Preis, Leistung, Referenzen, Erreichbarkeit, Versicherungen) und holen Sie mindestens drei Angebote ein. Führen Sie strukturierte Interviews und bitten Sie um Musterverträge.

7. Rechtliche Unterstützung und Verbände: Wann Sie Experten hinzuziehen sollten

Bei komplexen Fällen — z. B. erhebliche finanzielle Schäden, Verdacht auf Untreue oder Unterschlagung — ist professionelle Hilfe unerlässlich.

• Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht: Prüfung von Kündigungsschreiben, Schadensersatzansprüchen und formellen Schritten.
• Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer: Bei Unklarheiten in der Buchführung oder Verdacht auf Unregelmäßigkeiten.
• Fachverbände: Organisationen wie Haus & Grund, Verband der Immobilienverwalter bieten Vorlagen, Beratung und oft Schulungen.
• Schlichtungsstellen: Regionale Schlichtungsstellen können vor einer gerichtlichen Auseinandersetzung vermitteln.

Hinweis: Diese Hinweise sind allgemeiner Natur und ersetzen keine individuelle Rechtsberatung.

8. Konkrete Checkliste: Schritt-für-Schritt-Plan

Nutzen Sie diese kompakte Checkliste, um sicher und strukturiert vorzugehen:

• Alle Kontaktversuche dokumentieren (Tabelle anlegen).
• Verwaltungsvertrag, Vollmachten, Teilungserklärung einsehen.
• Fristsetzung per Einschreiben (Mahnung) mit klarer Nachfrist.
• Bei Nicht-Reaktion Abmahnung formulieren und erneute Frist setzen.
• Interimsregelungen (Notdienst, Zahlungsfreigaben) organisieren.
• Eigentümer informieren, Versammlung einberufen, Beschluss über weiteres Vorgehen fassen.
• Bei fortgesetztem Fehlverhalten rechtliche Schritte prüfen (Kündigung, Schadensersatz).
• Parallel: Angebote neuer Verwalter einholen, Bewertungsmatrix ausfüllen und neuen Verwalter wählen.
• Alle Maßnahmen und Beschlüsse protokollieren und in der nächsten Versammlung bestätigen lassen.

9. Mustertexte (Kurzbeispiele)

Hinweis: Passen Sie Texte an Ihre konkrete Situation an und lassen Sie wichtige Schreiben ggf. rechtlich prüfen.

• Muster Mahnung (kurz):
  „Sehr geehrte Damen und Herren, trotz mehrfacher Kontaktversuche sind wir bisher ohne belastbare Rückmeldung geblieben. Wir fordern Sie hiermit auf, bis zum TT.MM.JJJJ schriftlich Stellung zu nehmen und die angeführten Mängel (kurze Auflistung) zu beheben. Sollte bis zu diesem Datum keine Reaktion erfolgen, sehen wir uns gezwungen, weitere rechtliche Schritte zu prüfen.“
• Muster Abmahnung (Kurzform):
  „Sehr geehrte Damen und Herren, wir mahnen Sie wegen der Nichterfüllung folgender vertraglicher Pflichten (konkret benennen). Wir setzen eine Nachfrist bis TT.MM.JJJJ. Bei Fristablauf werden wir ohne weitere Ankündigung rechtliche Schritte einleiten.“
• Muster Kündigung (Hinweisformulierung):
  „Sehr geehrte Damen und Herren, aufgrund wiederholter und erheblicher Pflichtverletzungen sehen wir uns gezwungen, den Verwaltungsvertrag zum nächstmöglichen Termin/außerordentlich mit sofortiger Wirkung zu kündigen. Den genauen Wortlaut und Zeitpunkt entnehmen Sie bitte dem beiliegenden Beschluss der Eigentümerversammlung.“

10. Fazit: Ruhig, dokumentiert und entschieden handeln

Wenn die Hausverwaltung nicht reagiert, ist ein strukturiertes Vorgehen wesentlich: lückenlose Dokumentation, Prüfung der vertraglichen Grundlagen, abgestufte formelle Maßnahmen und gleichzeitig die Sicherstellung des laufenden Betriebs. Transparente Kommunikation innerhalb der Eigentümergemeinschaft und professionelle Begleitung (Rechtsanwalt, Steuerberater) minimieren Risiken. Sorgfältige Auswahl einer neuen Verwaltung und klare vertragliche Regelungen schaffen langfristige Sicherheit.

Wenn Sie möchten, kann ich für Sie individuelle Vorlagen (Mahnung, Abmahnung, Kündigung), eine Excel-Tabelle zur Dokumentation oder eine Bewertungsmatrix für potenzielle Verwalter erstellen — nennen Sie mir dazu kurz die Eckdaten Ihres Objekts (Größe, Anzahl Einheiten, bestehender Vertrag, Hauptprobleme).

Autor:
Florian Schöberl.
Geschäftsführer und Inhaber
Besser Wohnen GmbH, Opelstr. 8c, 68789 St. Leon - Rot, https://besser-wohnen.de

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