Warum mangelnde Vorbereitung Sanierungsprojekte vereitelt — und wie Sie das vermeiden

Sanierungsprojekte an Wohn- und Geschäftsimmobilien sind vielschichtig: Sie vereinen technische, rechtliche, finanzielle und organisatorische Herausforderungen. Für Immobilieneigentümer, Hauseigentümergemeinschaften (WEGs) oder Investoren, die aktuell eine neue Hausverwaltung suchen, ist es entscheidend zu wissen, warum mangelnde Vorbereitung solche Projekte häufig scheitern lässt — und welche konkreten Schritte eine kompetente Verwaltung ergreifen muss, um Risiken deutlich zu reduzieren. Dieser ausführliche Leitfaden beschreibt die typischen Fehlerquellen, ihre Folgen und gibt praxiserprobte Handlungsempfehlungen, Checklisten und Fragen für die Auswahl einer geeigneten Hausverwaltung.

1. Fehlende Bestandsaufnahme: Die Basis fehlt — und das kostet

Eine belastbare Bestandsaufnahme ist die unverzichtbare Grundlage jeder Sanierung. Wird der Gebäudezustand nicht fachgerecht und vollständig ermittelt, beginnen Planer und Ausschreibende „im Dunkeln“. Typische Folgen sind überraschende Mehrkosten, ungeplante Nacharbeiten, termliche Verschiebungen und im Worst Case rechtliche Probleme (z. B. bei entdeckten Schadstoffen).

Was eine vollständige Bestandsaufnahme enthalten sollte:

Technische Inspektion: Tragwerk, Dach, Fassade, Balkone, Fenster, Abdichtungen.
Haustechnik-Analyse: Heizungs-, Lüftungs-, Sanitär- und Elektroinstallationen, Schachtführungen, Brennstoffart.
Energieanalyse: U-Werte, Wärmebrücken, Dämmzustand, Nutzungsmuster, Vorhandensein und Zustand alterthermischer Systeme.
Schadstoffprüfung: Asbest, PCB, Altanstriche, Altöl — je nach Baualter und Nutzung.
Rechtliche und historische Besonderheiten: Denkmalschutzauflagen, Baulasten, Grenzabstände.
Dokumentation: Aktuelle Bestandspläne, digitale Fotos, Protokolle früherer Reparaturen, Wartungsintervalle und Versicherungsunterlagen.

Methoden der Bestandsaufnahme:

Visuelle Ortstermine mit Checklisten.
Fotodokumentation und Lagepläne.
Messtechniken: Feuchtemessung, Thermografie, Schallmessung.
Teilöffnungen und Proben bei Verdacht auf Schadstoffe.
Begehungen mit Fachingenieuren (Statiker, Energieberater, Elektrofachkraft).

Ergebnisse und Deliverables, die Sie erwarten sollten:

Ein strukturiertes Bestandsbericht mit Handlungsempfehlungen und Prioritäten.
Ein grobes Kostengerüst (Kostenrahmen) und Risiken mit Eintrittswahrscheinlichkeit.
Eine dokumentierte Mängelliste als Basis für Leistungsverzeichnisse.

2. Unklare Zieldefinition und Prioritäten: Vor lauter Optionen kein Plan

Sanierungen verfolgen meist mehrere Ziele gleichzeitig: Werterhalt, Energieeinsparung, behördliche Vorgaben, Komfortverbesserung oder Kostenreduktion. Ohne klare Priorisierung kann das Budget zerrinnen und Fördermöglichkeiten versäumt werden.

So strukturieren Sie Ziele sinnvoll:

Stakeholder-Workshop: Eigentümer, Hausverwaltung, ggf. Bewohner und Wirtschaftsprüfer legen gemeinsame Ziele fest.
Prioritätenmatrix: Kategorisieren nach „gesetzlich erforderlich“, „dringend für Nutzungssicherheit“, „wirtschaftlich sinnvoll“ und „ästhetisch/optional“.
Meilensteine definieren: Kurzfristige Pflichtmaßnahmen (z. B. Brandschutz), mittelfristige Maßnahmen (z. B. Wärmeschutz) und langfristige Modernisierungen.

Praxisbeispiel:

Ein Mehrfamilienhaus benötigt sowohl eine energetische Sanierung (Fenster, Dämmung) als auch die Erneuerung maroder Balkone. Legen die Eigentümer keinen Prioritätenplan fest, könnte ein erheblicher Teil der verfügbaren Fördermittel verfallen, weil Anträge nicht termingerecht gestellt werden oder Maßnahmen sich gegenseitig blockieren (z. B. Gerüstnutzung).

3. Unzureichende Planung von Zeit- und Zahlungsströmen

Ein realistischer Zeit- und Finanzplan ist essenziell. Häufige Fehler: zu optimistische Zeitpläne, fehlende finanzielle Puffer, unklare Abschlags- und Endzahlungen oder keine Sicherheiten gegen Zahlungsverzug und Mängel.

Konkrete Empfehlungen:

Projektzeitplan mit Puffer: Genehmigungsfristen, Lieferzeiten (speziell bei Spezialfenstern oder Heiztechnik), Witterungseinflüsse und Puffer für unvorhergesehene Mängel einplanen (mind. 10–25 % Zeitreserve bei größeren Projekten).
Finanzplan mit Controlling-Punkten: Budgetpositionen für NGK (Nebenkosten), Planungskosten, Reserven für ungeplante Befunde (z. B. Schadstoffsanierung), sowie Abschlagszahlungen an Handwerker gekoppelt an geprüfte Leistungsfortschritte.
Sicherheiten: Bürgschaften, Sicherheitsleistungen, Gewährleistungsrückbehalte (z. B. 5–10 % für die Dauer der Verjährungsfrist) und Mängelansprüche vertraglich regeln.
Liquiditätsplanung: Zeitpunkte von Fördermittelauszahlungen und deren Bedingungen kennen (oft Nachweisführung nötig), Finanzierungslinien (KfW, Landesförderungen, Banken) frühzeitig klären.

Typischer Zahlungsrhythmus (als Beispiel):

Anzahlung für Planung und Genehmigungen: 5–10 %
Abschläge während der Ausführung: gestaffelt nach Baufortschritt (mit prüfender Abnahme)
Schlussrechnung mit Mängelrückbehalt: z. B. 5 % bis Ablauf der Gewährleistungsfrist

4. Mangel an rechtlicher und regulatorischer Vorbereitung

Baurechtliche, energetische und unter Umständen denkmalrechtliche Vorgaben sind oft komplex. Häufig werden Genehmigungen, WEG-Beschlüsse oder Denkmalauflagen erst nach Start der Maßnahmen klar — dann drohen Baustopps, Nachrüstungen und Bußgelder.

Wichtige Punkte, die früh geprüft werden müssen:

Baugenehmigungen und Anzeigepflichten: Je nach Maßnahme ist eine Genehmigung oder nur eine Anzeige erforderlich. Rechtzeitig beim Bauamt klären.
Gebäudeenergiegesetz (GEG) / Energieeinsparverordnung: Pflichten bei Ersatzneubeschaffungen (Heizung) und Anforderungen an U-Werte bei Sanierungen.
Denkmalschutz: Besondere Auflagen hinsichtlich Materialien und Verfahren; frühzeitiger Dialog mit der Denkmalbehörde ist notwendig.
Wohnungseigentumsgesetz (WEG): Beschlussfähigkeiten, Mehrheiten und Finanzierungsregeln — manche Maßnahmen erfordern qualifizierte Mehrheiten oder Sonderumlagen.
Arbeitsschutz und Entsorgungsvorschriften: Vorschriften zur Baustellensicherung, Asbestsanierung, schadstoffgerechter Abfallentsorgung.

Empfehlung: Beziehen Sie frühzeitig einen Architekten, Energieberater und ggf. einen Fachanwalt für Baurecht ein, der die notwendigen Fristen, Formulare und Zustimmungen kennt und koordiniert.

5. Unklare Rollen: Wer führt, wer überwacht, wer entscheidet?

Viele Projekte scheitern an Verantwortungsdiffusion: Wer plant, wer vergibt, wer überwacht und wer nimmt ab — diese Fragen müssen schriftlich geklärt sein. Typische Rollen und ihre Kernaufgaben:

Eigentümer / WEG: Entscheidet über Budget, Beschlüsse, Prioritäten.
Hausverwaltung: Kaufmännische Abwicklung, Einberufung von Eigentümerversammlungen, Zahlungsverkehr, Vertragsprüfung, Kommunikation mit Mietern/Eigentümern.
Objekt-/Bauleitung: Fachliche Koordination der Gewerke, Qualitätskontrolle, Bauüberwachung, Abnahmeverfahren.
Architekt / Fachplaner: Planung, Leistungsverzeichnisse, Bauanträge, technische Zeichnungen.
Generalunternehmer / GU: Wenn beauftragt, übernimmt dieser Verantwortung für Planung oder Ausführung (abhängig vom Vertrag).
Fachgutachter: Für spezielle Abnahmen, Schallschutz- oder Brandschutzprüfungen.

Vertragliche Empfehlungen:

Definieren Sie Schnittstellen und Eskalationsregeln schriftlich.
Legen Sie Reportingpflichten (Inhalte, Frequenz) für alle Beteiligten fest.
Klare Abnahmeprozesse und Mängelprotokoll mit Fristen und Verantwortlichkeiten vereinbaren.

6. Schlechte Ausschreibungen und mangelhafte Vergabe

Unpräzise Ausschreibungen führen zu unterschiedlichen Angeboten, falschen Erwartungen und spätem Nachtragsmanagement. Die Vergabe nach dem günstigsten Preis ist selten die wirtschaftlichste Lösung.

So verbessern Sie Ausschreibungen und Vergaben:

Qualitatives Leistungsverzeichnis: Detaillierte Leistungsbeschreibungen, Materialien, Ausführungsstandards, Prüfanforderungen und Toleranzen (z. B. nach DIN/HOAI) definieren.
Präqualifikation: Nur geprüfte Betriebe mit Referenzen, Zertifikaten und ausreichender Liquidität einladen.
Vergabekriterien: Neben Preis auch Qualität, Referenzen, Terminzusagen, Gewährleistung, Ersatzteilverfügbarkeit und Ökologie berücksichtigen.
Vertragliche Sicherheiten: Leistungsfristen, Vertragsstrafen bei Verzögerung, Haftungs- und Gewährleistungsregelungen, Rückbehalte.
Vergabeprozess dokumentieren: Bewertungsmatrix, Vergabevermerk und Protokoll zur Nachvollziehbarkeit.

Empfehlung: Beauftragen Sie für komplexe Sanierungen einen erfahrenen Planer zur Erstellung des Leistungsverzeichnisses und zur Durchführung der Vergabe. Das zahlt sich durch geringere Nachträge und bessere Ausführungsqualität aus.

7. Kommunikation mit Bewohnern und Eigentümern vernachlässigt

Direkt Betroffene sind Mieter und Bewohner — ihre Akzeptanz ist ein kritischer Erfolgsfaktor. Fehlende oder schlechte Kommunikation führt zu Stress, rechtlichen Auseinandersetzungen und oft zu Bauverzögerungen.

Elemente einer guten Kommunikationsstrategie:

Informationskonzept: Regelmäßige Informationsschreiben, Hausversammlungen vor Baubeginn, Aushänge und digitale Informationskanäle (E-Mail/Portal).
Kontaktstelle: Benennung eines festen Ansprechpartners mit Erreichbarkeitszeiten und Eskalationsweg.
Transparenz über Zeitplan und Belastungen: Lärmintensive Arbeiten, Zufahrts-, Park- und Müllregelungen, geplante Einschränkungen im Sanitär/Heizbetrieb.
Kompensation und Schutzmaßnahmen: Schutzbeläge, Staubschutz, lärmreduzierte Zeiten, ggf. Kostenübernahmen für alternative Lösungen (z. B. temporäre Lüftung).
Beschwerdemanagement: Dokumentation und zeitnahe Bearbeitung von Beschwerden, klare Reaktionszeiten (z. B. Rückmeldung binnen 48 Stunden).

8. Fehlendes Controlling und Qualitätsmanagement

Ohne ein stringentes Controlling bleiben Kosten, Termine und Qualität intransparent. Mängel fallen oft erst nach Abnahme oder nach Monaten auf — mit Folgeaufwand, der vermeidbar gewesen wäre.

Was ein effektives Controlling leisten sollte:

KPIs: Budgetabweichungen, Terminfortschritt, Anzahl gemeldeter Mängel, Bearbeitungszeiten, Ausfallzeiten der Haustechnik.
Regelmäßige Berichte: Wochen- oder Monatsstatus mit Foto-Dokumentation, Restkostenprognose und Risikofortschreibung.
Abnahme- und Prüfprotokolle: Strukturierte Abnahme (Teilabnahmen, Schlussabnahme), Mängellisten mit Priorisierung und Fristen.
Mängelmanagement: Verantwortlichkeiten, Fristsetzung, Eskalationsstufen und Freigabeprozesse für Abschlagszahlungen.
Dokumentation als Übergabe: Handbücher, Wartungspläne, As-Built-Pläne, Garantien und Prüfprotokolle in digitaler Form.

Checkliste: Vorbereitung, bevor Sie eine Hausverwaltung beauftragen

Nutzen Sie diese erweiterte Checkliste als Arbeitsgrundlage:

Sammeln Sie alle vorhandenen Unterlagen: Pläne, Wartungsprotokolle, Energieausweis, Versicherungsdaten, frühere Gutachten.
Lassen Sie eine professionelle Bestandsaufnahme (Bau- und Technikinventar) inklusive Schadstoffprüfung erstellen.
Definieren Sie Ziele, Prioritäten und ein Grobbudget inkl. Risikopuffer (finanziell und zeitlich).
Klärung der Finanzierungsquellen, Rücklagen und Fördermittel; prüfen Sie Förderbedingungen (Vorhabensbeschreibung, Termine).
Erarbeiten Sie ein Leistungsverzeichnis oder beauftragen Sie eine Planungsleistung.
Vertragliche Festlegung der Rollen von Hausverwaltung, Architekt, Bauleitung und ggf. Generalunternehmer.
Erstellen Sie einen Kommunikationsplan für Bewohner, Eigentümer und Nachbarn.
Einrichtung eines Controllingsystems (Kosten/Termine/Qualität) und Reportingzyklen.
Regelungen zu Sicherheiten und Zahlungsmodalitäten (Abschlagszahlungen, Rückbehalte, Bürgschaften).
Frühzeitige Prüfung denkmalrechtlicher oder umweltrechtlicher Vorgaben.

Wie eine kompetente Hausverwaltung den Unterschied macht

Eine erfahrene Hausverwaltung bietet weit mehr als reines Finanzcontrolling. Gute Verwaltungen übernehmen koordinierende Aufgaben, bringen Planungs- und Vergabeexpertise ein oder beauftragen entsprechende Fachleute. Konkrete Leistungen, die Sie erwarten sollten:

Organisation und Begleitung der Bestandsaufnahme durch geeignete Fachleute.
Erstellung bzw. Koordination von Leistungsverzeichnissen und Angebotsprüfungen.
Verhandeln von Preisen mit ausgewählten, geprüften Handwerksbetrieben; Durchführung von Präqualifikationen.
Fördermittel-Check und Unterstützung bei Antragstellung (KfW, BAFA, Landesförderungen).
Einrichtung eines transparenten Reporting- und Controllingsystems mit regelmäßigen Statusberichten.
Konfliktmanagement mit Mietern und Eigentümern sowie Durchführung von Informationsveranstaltungen.
Abnahme, Mängelverfolgung und Übergabe der Dokumentation.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten:

Referenzen zu durchgeführten Sanierungen mit Angabe von Budgettreue und Termintreue.
Konkrete Musterdokumente: Beispiel-Leistungsverzeichnis, Reportingvorlage, Kommunikationsplan.
Nachweis von Netzwerkpartnern: Architekten, Energieberater, Statiker und geprüfte Handwerksbetriebe.
Transparente Honorarmodelle und Nachvollziehbarkeit der Fremdleistungsabrechnungen.

Praxis: Fragen, die Sie potenziellen Hausverwaltungen stellen sollten

Stellen Sie diese Fragen im Auswahlgespräch, um Kompetenz und Vorgehensweise zu prüfen:

Haben Sie Referenzprojekte mit vergleichbarem Umfang? Nennen Sie konkrete Ergebnisse (Budget-/Terminabweichungen).
Wie führen Sie eine Bestandsaufnahme durch und welche Deliverables liefern Sie?
Wer übernimmt die Bauleitung und welche Qualifikation hat diese Person?
Wie sieht Ihr Controlling- und Reportingkonzept aus? Beispiel: Berichtsvorlage?
Welche Vergabekriterien wenden Sie an und wie dokumentieren Sie die Vergabeentscheidung?
Wie gehen Sie mit ungeplanten Befunden (z. B. Schadstofffunde) um?
Welche Sicherheiten organisieren Sie (Bürgschaften, Rückbehalte)?
Wie unterstützen Sie bei Fördermittelrecherche und Antragstellung?
Wie planen Sie die Kommunikation mit Mietern und Eigentümern?
Welche vertraglichen Regelungen schlagen Sie vor (Fristen, Vertragsstrafen, Gewährleistungsregelungen)?
Welche Software/Portal nutzen Sie zur Dokumentation und Kommunikation?
Wie stellen Sie die Qualität der ausführenden Handwerker sicher?
Welche KPIs schlagen Sie für das Projekt vor und wie oft werden diese gemeldet?
Wie handhaben Sie Nachtragsforderungen seitens der ausführenden Firmen?
Welche Rolle übernehmen Sie im Gewährleistungszeitraum nach Übergabe?

Fazit

Mangelnde Vorbereitung ist die häufigste Ursache für gescheiterte oder deutlich teurer gewordene Sanierungsprojekte. Systematische Bestandsaufnahme, klare Zieldefinition, rechtliche und finanzielle Klärung, präzise Ausschreibungen, transparente Vergabeprozesse sowie professionelles Controlling sind die Stellhebel für erfolgreiche Sanierungen. Wenn Sie eine neue Hausverwaltung suchen, wählen Sie einen Partner, der nicht nur verwaltet, sondern proaktiv plant, koordiniert und kontrolliert. Fordern Sie Referenzen, Musterdokumente und ein konkretes Vorgehenskonzept ein — und bestehen Sie auf vertraglich klar geregelten Schnittstellen und Reportingpflichten.

Praktischer Tipp: Bitten Sie Interessenten, Ihnen ein kurzes, schriftliches Sanierungskonzept (2–4 Seiten) für Ihre Immobilie vorzulegen: Vorgehen Bestandsaufnahme, grober Zeit- und Finanzrahmen, Kommunikationsstrategie und Controlling-Ansatz. Anhand dieses Dokuments erkennen Sie schnell Kompetenz und Praxisnähe.

Autor:
Florian Schöberl.
Geschäftsführer und Inhaber
Besser Wohnen GmbH, Opelstr. 8c, 68789 St. Leon - Rot, https://besser-wohnen.de

Warum mangelnde Vorbereitung Sanierungsprojekte vereitelt