Eigenmächtig entscheiden: Risiken für Organisation und Recht

Einleitung

Bei der Suche nach einer neuen Hausverwaltung steht oft eine zentrale Frage im Vordergrund: Wer darf welche Entscheidungen treffen – und wie verhindern Eigentümer, dass Einzelne außerhalb der vereinbarten Kompetenzen handeln? Eigenmächtiges Entscheiden kann für Eigentümer, Mieter und die Immobilie selbst weitreichende rechtliche und organisatorische Folgen haben. Der folgende Text erläutert detailliert, was unter eigenmächtigem Handeln in der Immobilienverwaltung zu verstehen ist, welche konkreten Risiken damit verbunden sind und wie Eigentümer bei Auswahl, Vertragsgestaltung und Wechsel einer Hausverwaltung systematisch vorgehen sollten, um Gefahren zu minimieren.

Was bedeutet „eigenmächtig entscheiden“ in der Immobilienverwaltung?

Eigenmächtiges Entscheiden bezeichnet Handlungen, die ohne die erforderliche Befugnis, ohne formelle Beschlusslage oder ohne vertragliche Grundlage getroffen werden. In der Praxis kann das viele Formen annehmen: eine einzelne Person veranlasst eine größere Reparatur, ohne die Eigentümerversammlung zu informieren; die Verwaltung schließt Verträge ab, die die Gemeinschaft finanziell binden; oder Mitarbeiter geben sensible Daten an Dritte weiter.

Wesentliche Merkmale eigenmächtigen Handelns sind:

• Fehlende Rechts- oder Beschlussgrundlage (z. B. kein Beschluss der Eigentümerversammlung, keine schriftliche Vollmacht).
• Überschreitung vertraglich festgelegter Kompetenzen der Verwaltung.
• Handeln im Alleingang ohne Rücksprache mit relevanten Entscheidungsträgern (z. B. Beirat, Eigentümergemeinschaft).
• Unvollständige oder nicht vorhandene Dokumentation der Entscheidung und ihrer Begründung.

Besonders kritisch wird es bei fremdverwalteten Immobilien oder größeren Eigentümergemeinschaften, da hier mehrere Interessenlagen und eine formale Beschlussstruktur bestehen.

Rechtliche Risiken

Eigenmächtiges Handeln führt regelmäßig zu juristischen Auseinandersetzungen. Im Folgenden werden die wichtigsten rechtlichen Risiken ausführlich dargestellt.

Verstoß gegen Beschluss- und Vertretungsregeln (WEG, BGB)

In Wohnungseigentümergemeinschaften ergeben sich viele Entscheidungen aus der Eigentümerversammlung und den in der Gemeinschaftsordnung oder dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelten Verfahren. Wenn eine Einzelperson ohne gültigen Beschluss Maßnahmen wie Sanierungen, die Erhebung von Sonderumlagen oder langfristige Vertragsabschlüsse veranlasst, sind diese Maßnahmen oft anfechtbar. Rechtsfolgen können die Nichtigkeit der Verträge, die Rückabwicklung bereits geleisteter Zahlungen oder Schadensersatzansprüche sein. Auch im Mietrecht gilt: Kündigungen oder einseitige Änderungen ohne entsprechendes Mandat können unwirksam sein und Schadenersatzansprüche nach sich ziehen.

Haftungsrisiken für Verwalter und Eigentümer

Sowohl der eingeschaltete Verwalter als auch Privatpersonen, die eigenmächtig handeln, können haftbar gemacht werden. Bei Verwaltern kommen in Betracht:

• Vertragliche Haftung gegenüber der Eigentümergemeinschaft (z. B. wegen Pflichtverletzung).
• Deliktische Haftung bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
• Berufshaftpflichtansprüche gegenüber Dritten.

Für Eigentümer, die eigenmächtig Aufträge vergeben, kann die persönliche Haftung entstehen, wenn dadurch Dritte geschädigt werden oder Verpflichtungen eingegangen werden, die nicht gegenüber der Gemeinschaft gedeckt sind.

Mietrechtliche Folgen

Eigenmächtige Eingriffe in mietvertragliche Verhältnisse – etwa einseitige Anpassungen von Betriebskostenabrechnungen, Kündigungen oder Änderungen von Vereinbarungen – können dazu führen, dass Mieter Ansprüche geltend machen. Mögliche Konsequenzen sind:

• Rüge- und Anfechtungsrechte der Mieter.
• Nachforderung oder Rückforderungen von Betriebskosten bei fehlerhaften Abrechnungen.
• Rechtsstreitigkeiten, die nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Reputation kosten.

Datenschutz- und Compliance-Verstöße (DSGVO)

Die DSGVO und ergänzende nationale Regelungen verlangen sorgfältigen Umgang mit personenbezogenen Daten von Mietern, Eigentümern, Dienstleistern und Bewerbern. Eigenmächtige Weitergabe oder unsachgemäße Speicherung sensibler Daten (z. B. Bankdaten, Gesundheitsdaten) kann Bußgelder, Unterlassungsverfügungen und Schadensersatzforderungen nach sich ziehen. Verwaltungshandlungen müssen nachvollziehbar dokumentiert sein: Wer hat welche Daten an wen und mit welcher Rechtsgrundlage übermittelt?

Steuerliche und abrechnungstechnische Risiken

Fehler in der Buchführung, nicht konforme Betriebskostenabrechnungen oder unterlassene steuerliche Meldungen können zu Steuernachforderungen, Säumniszuschlägen und Zinsen führen. Darüber hinaus gefährden unsaubere Abrechnungen das Vertrauen der Eigentümer und können zu finanziellen Belastungen (z. B. Rückstellungen, Nachzahlungen) führen.

Vertragsrechtliche Probleme

Unbefugte Vertragsabschlüsse (z. B. Langzeitverträge mit Handwerkern) können die Gemeinschaft über Jahre binden. Ohne ordentliche Ausschreibung oder Einholung mehrerer Angebote drohen überhöhte Preise und haftungsrechtliche Konsequenzen für die vertretende Person oder die Verwaltung.

Organisatorische Risiken

Neben rechtlichen Folgen entstehen durch eigenmächtiges Handeln auch erhebliche organisatorische Probleme, die langfristig den Betrieb der Immobilie und das Zusammenleben beeinträchtigen.

Informationsverlust und lückenhafte Dokumentation

Wenn Entscheidungen nicht transparent getroffen oder nicht ausreichend dokumentiert werden, verliert die Gemeinschaft wertvolles Wissen: Garantieunterlagen, Verträge, Abrechnungsbelege und Protokolle können unvollständig sein. Besonders bei einem Verwalterwechsel sind vollständige Unterlagen essenziell. Fehlen Belege, entstehen erhebliche administrative Aufwände, um Sachverhalte zu rekonstruieren, was Zeit und Geld kostet.

Betriebsunterbrechungen und Verzögerungen bei Instandsetzungen

Eigenmächtiges Vorziehen oder Verzögern von Maßnahmen kann die Substanz der Immobilie gefährden. Wird etwa eine notwendige Sanierung hinausgezögert, können Schäden sich ausweiten und teurer werden. Umgekehrt sind nicht abgestimmte, vorschnelle Reparaturen wirtschaftlich ineffizient und können die Liquidität belasten.

Inkonsistente Kommunikation

Konflikte entstehen schnell, wenn Mieter oder Eigentümer unterschiedliche Informationen von verschiedenen Ansprechpartnern erhalten. Unklare Zuständigkeiten erzeugen Nachfragen, Misstrauen und im schlimmsten Fall selbst initiierte Maßnahmen durch Dritte, die weiteren Schaden anrichten.

Know-how-Verlust bei Personalwechsel

Feste Mitarbeiter der Hausverwaltung verfügen oft über spezifisches Wissen zum Objekt. Wird dieses durch eigenmächtiges Handeln nicht gesichert (z. B. in Form von Übergabeprotokollen), geht beim Personalwechsel wertvolles Know-how verloren.

Praktische Empfehlungen beim Wechsel der Hausverwaltung

Ein geordneter Wechsel der Hausverwaltung reduziert die Gefahr eigenmächtigen Handelns erheblich. Folgende Maßnahmen sind praxisbewährt und helfen, Risiken zu minimieren.

Sorgfältige Auswahl und Due Diligence

• Referenzen: Holen Sie mindestens drei Referenzen von vergleichbaren Objekten ein und sprechen Sie mit aktuellen Kunden über Erfahrungen.
• Zertifizierungen & Qualifikation: Achten Sie auf Branchenzertifikate, Qualifikationen der Schlüsselpersonen und fortlaufende Weiterbildung.
• Versicherungsschutz: Fordern Sie Nachweise über Haftpflicht- und Vermögensschadenversicherungen mit konkreten Deckungssummen an.
• IT- und Datenschutzstandards: Lassen Sie sich das IT-Sicherheitskonzept zeigen, fragen Sie nach Serverstandort, Backup-Strategien und Zugriffsrechten.
• Finanzielle Stabilität: Einblick in die wirtschaftliche Situation der Verwaltung kann sinnvoll sein, um Insolvenzrisiken zu erkennen.

Klare vertragliche Regelungen

Der Verwaltungsvertrag sollte möglichst detailliert und praktikabel ausgestaltet sein. Wichtige Vertragsinhalte sind:

• Genaue Beschreibung der Aufgaben und Pflichten der Verwaltung.
• Festlegung von Entscheidungsbefugnissen: klare Budgetobergrenzen für eigenständige Maßnahmen (z. B. bis 1.000–5.000 Euro ohne weitere Genehmigung), Regelungen für wiederkehrende und einmalige Aufträge.
• Genehmigungsverfahren: Wer entscheidet bei Kosten über der Schwelle? Wie schnell müssen Eigentümer oder der Beirat reagieren?
• Haftungs- und Versicherungsregelungen: Nennung von Pflichtversicherungen und Konventionalstrafen bei Pflichtverletzungen.
• Übergabe- und Kündigungsklauseln: Fristen, Formulare und Sanktionen bei nicht rechtzeitiger Herausgabe von Unterlagen.

Übergabeprotokoll und lückenlose Dokumentation

Ein standardisiertes, detailliertes Übergabeprotokoll ist zentral. Es sollte mindestens enthalten:

• Kontostände (Bankkonten, Rücklagen) per Stichtag, inklusive Kontoauszüge.
• Alle laufenden Verträge (Dienstleister, Hausmeister, Versicherungen) mit Vertragslaufzeit, Kündigungsfristen und Ansprechpartnern.
• Belege und Rechnungen der letzten Geschäftsjahre, inkl. Zuordnung zu Abrechnungsperioden.
• Schlüsselverzeichnis, Zugangsdaten für digitale Systeme (sofern zulässig), Passwörter sicher dokumentiert und übergeben.
• Liste offener Mängel, Gewährleistungsfristen, Garantieunterlagen und Fristen.

Dokumente sollten sowohl in Papierform als auch digital (verschlüsselt) übergeben werden. Legen Sie klare Fristen für die Übergabe fest und vereinbaren Sie Sanktionen bei Nichterfüllung.

Konten, Vollmachten und Zahlungswege

Der Umgang mit Geld erfordert besondere Sorgfalt:

• Konten: Eine sofortige, unkoordiniert durchgeführte Kontoumstellung birgt Risiken. Vereinbaren Sie stattdessen einen abgestuften Transfer, ggf. mithilfe eines Treuhandkontos oder mit Sperrbuchungen, bis die Abrechnungen des alten Verwalters geprüft sind.
• Vollmachten: Beschränken Sie Generalvollmachten. Erteilen Sie stattdessen eng gefasste und ggf. befristete Einzelvollmachten für konkrete Aufgaben.
• Zahlungsfreigaben: Implementieren Sie ein Vier-Augen-Prinzip bei größeren Auszahlungen oder verankern Sie automatische Sperren über einem bestimmten Betrag.

Information und Einbindung von Mietern und Eigentümern

Transparente Kommunikation reduziert Unsicherheit und beugt eigenmächtigen Zwischenaktionen vor:

• Informieren Sie frühzeitig über Zeitpunkt des Wechsels, neue Ansprechpartner, geänderte Zahlungswege und Notfallkontakte.
• Bieten Sie eine Sprechstunde oder ein Informationsblatt mit FAQ an.
• Regelmäßige Updates während der ersten Monate nach Wechsel senken das Konfliktrisiko.

Checkliste für Eigentümer bei Auswahl und Wechsel

• Referenzen & Vertragsmuster geprüft
• Versicherungsschutz & Haftungsregelungen dokumentiert
• Klare Budget- und Entscheidungsobergrenzen vereinbart
• Übergabeprotokoll erstellt und unterzeichnet
• Konten- und Vollmachtsregelung schriftlich geregelt
• Datenschutz- und Kommunikationswege geklärt
• Notfallprozeduren (z. B. Störungen, Rohrbruch) festgelegt
• Fristen für Rückgabe aller Unterlagen vertraglich festgelegt
• Konkrete Sanktionen bei Pflichtverletzungen vereinbart

Praxisbeispiele – erweiterte Fallbeschreibungen

Praxisbeispiele machen deutlich, wie schnell aus vermeintlich harmlosen Entscheidungen größere Konflikte entstehen können.

Beispiel 1: Fassadenreinigung ohne Beschluss

Eine Eigentümerin beauftragt eigenmächtig eine teure Fassadenreinigung, weil sie die Optik schnell verbessern wollte. Es wurden keine Angebote eingeholt und kein Beschluss gefasst. Nach der Rechnung verweigern andere Eigentümer die Zahlung der Sonderumlage, weil Kosten und Notwendigkeit strittig sind. Die Folge: Vertragsstrafen gegenüber dem Dienstleister, Kosten für eine gerichtliche Klärung und schließlich die Rückabwicklung der Maßnahme. Fazit: Für optische Maßnahmen, die nicht klar unter die Instandhaltungsroutine fallen, sollte immer ein Beschluss eingeholt werden.

Beispiel 2: Kontozugänge beim Verwalterwechsel

Beim Verwalterwechsel ändert der neue Verwalter kurzfristig die Kontozugänge, ohne dass der Altverwalter alle Abrechnungsunterlagen vollständig übergibt. Folge: Fehlende Belege bei der Betriebskostenabrechnung, Rückforderungen von Mietern und langwierige Recherchen. Besser: Kontoumstellung nur nach vollständiger und protokollierter Übergabe oder Nutzung eines gemeinsamen Übergangskontos.

Beispiel 3: Datenschutzpanne

Ein Mitarbeiter gibt ungeprüft Kontaktdaten an einen externen Dienstleister weiter. In der Folge meldet ein Mieter eine DSGVO-Verletzung, die zu einer Untersuchung und einem Bußgeldverfahren führt. Konsequenz: Schulungsbedarf und Einführung strengerer Zugriffsregelungen auf personenbezogene Daten.

Musterformulierungen und Vertragsklauseln (Formulierungshilfen)

Nachfolgend einige Formulierungsbeispiele, die als Basis für Vertragsklauseln dienen können. Diese ersetzen keine juristische Prüfung, bieten aber Orientierung:

• Entscheidungsbefugnis: „Der Verwalter ist berechtigt, im Namen der Eigentümergemeinschaft Maßnahmen bis zu einer Höhe von X Euro ohne gesonderte Zustimmung der Eigentümerversammlung anzuordnen. Für alle Maßnahmen über X Euro bedarf es der Zustimmung der Eigentümerversammlung.“
• Genehmigungsverfahren: „Sämtliche Maßnahmen mit einem geplanten Aufwand über X Euro sind dem Beirat innerhalb von 7 Kalendertagen schriftlich vorzulegen. Erfolgt keine schriftliche Ablehnung durch den Beirat innerhalb von 14 Kalendertagen, gilt die Maßnahme als vorläufig genehmigt.“
• Übergabeverpflichtung: „Der ausscheidende Verwalter hat innerhalb von 14 Tagen nach Vertragsende sämtliche Unterlagen (digital und in Kopie) zu übergeben. Für jede weitere Woche der Verzögerung ist eine Vertragsstrafe von Y Euro zu zahlen.“
• Kontenregelung: „Bis zur Bestätigung der ordnungsgemäßen Abrechnung durch einen vom Vorstand benannten Wirtschaftsprüfer verbleiben alle Hausgeldeingänge auf dem bisherigen Hausgeldkonto.“
• Datenschutz: „Der Verwalter verpflichtet sich, die Bestimmungen der DSGVO einzuhalten. Er benennt eine/n Datenschutzbeauftragte/n und legt das Verfahrensverzeichnis (Art. 30 DSGVO) offen.“

Konkrete Übergabe- und Notfallprozesse (Praxisleitfaden)

Damit Übergabe und Notfallmanagement funktionieren, empfiehlt sich ein abgestufter Prozess:

1. Vorbereitung (30–60 Tage vor Wechsel): Inventarliste, Kontostände, Vertragsübersicht, Schlüsselverzeichnis erstellen.
2. Übergabetermin (Stichtag): Gemeinsames Protokoll mit beiden Verwaltungen, Vorstandsmitgliedern und Beirat; Unterzeichnung aller Listen und Übertragung digitaler Zugänge.
3. Nachbereitung (0–30 Tage nach Wechsel): Prüfung der eingereichten Unterlagen, ggf. Nachforderung fehlender Belege; vorläufige Freigabe von Kontenbewegungen.
4. Notfallkette: Hinterlegung von 24/7-Notfallnummern, definierte Eskalationsstufen (z. B. Hausmeister → Beirat → externe Notfallfirma), klare Budgetgrenzen für Soforteinsätze.

Wann Sie rechtliche Beratung einholen sollten

In folgenden Fällen ist die Konsultation eines Fachanwalts für Miet- und Wohnungseigentumsrecht oder eines Notars empfehlenswert:

• Unklare Rechtslage bei Beschlussfähigkeit und Vertretung.
• Größere Investitionsprojekte oder langfristige Verträge.
• Strittige Vorgänge nach eigenmächtigen Entscheidungen.
• Umformulierung des Verwaltervertrags und Aufnahme komplexer Klauseln.

Ein Anwalt kann Vertragsentwürfe rechtssicher prüfen und auf spezifische Gegebenheiten des Objekts abstimmen.

Fazit

Eigenmächtiges Entscheiden in der Immobilienverwaltung ist eine häufige Ursache für rechtliche Auseinandersetzungen, finanzielle Schäden und organisatorische Reibungsverluste. Das Risiko lässt sich jedoch durch eine Kombination aus sorgfältiger Auswahl der Verwaltung, klaren vertraglichen Regelungen, standardisierten Übergabeprozessen und transparenter Kommunikation deutlich reduzieren. Nutzen Sie Checklisten, verbindliche Übergabeprotokolle und klare Budgetgrenzen. Bei Unsicherheiten sollten Sie rechtlichen Rat einholen, um teure Fehler zu vermeiden.

Weiteres Vorgehen / Nächste Schritte

Wenn Sie aktuell eine neue Hausverwaltung suchen, empfehle ich folgendes pragmatisches Vorgehen:

1. Erstellen Sie die vollständige Objektübersicht (Konten, Verträge, offene Punkte).
2. Formulieren Sie ein Anforderungsprofil für die Verwaltung (Leistungsumfang, Budgetgrenzen, Datenschutzanforderungen).
3. Führen Sie die Due-Diligence-Prüfung bei 3–5 Kandidaten durch und vergleichen Sie Angebote.
4. Verhandeln Sie den Vertrag anhand der oben genannten Musterklauseln und lassen Sie diesen rechtlich prüfen.
5. Planen Sie die Übergabe mit klaren Fristen und einem verbindlichen Protokoll.

Mit systematischem Vorgehen schützen Sie die Interessen aller Beteiligten und gewährleisten einen reibungsfreien Betrieb Ihrer Immobilie.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtsverbindliche Beratung. Bei konkreten Rechtsfragen wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht oder an einen qualifizierten Berater.

Autor:
Florian Schöberl.
Geschäftsführer und Inhaber
Besser Wohnen GmbH, Opelstr. 8c, 68789 St. Leon - Rot, https://besser-wohnen.de

Haben Sie Fragen oder suchen eine neue Hausverwaltung? Rufen Sie uns an und stimmen Sie einen Termin mit mir ab. Wir freuen uns auf Ihren Anruf.