Wenn Angaben falsch sind: Risiken fehlerhafter Meldungen an Versicherungen

Für Immobilieneigentümerinnen und -eigentümer ist eine passende Versicherungspolice für Gebäude, Haftpflicht und weitere Risiken unverzichtbar. Trotz dessen gelangen in der Praxis regelmäßig unvollständige, veraltete oder schlicht falsche Informationen an Versicherer — häufig durch Fehler bei der Hausverwaltung, Missverständnisse zwischen Eigentümern oder mangelhafte Dokumentation. Solche Fehler sind nicht nur ärgerlich: Sie können erhebliche finanzielle, rechtliche und versicherungstechnische Folgen nach sich ziehen. Dieser ausführliche Artikel erläutert die Risiken fehlerhafter Meldungen, zeigt typische Fehlerquellen auf, liefert konkrete Handlungsempfehlungen für Eigentümer beim Wechsel der Hausverwaltung und bietet praktische Musterformulierungen und Klauseln, die Sie direkt in Vertragsverhandlungen verwenden können.

1. Warum korrekte Angaben so wichtig sind

Versicherer kalkulieren Prämien, Deckungsumfang und Ausschlüsse auf Basis der vom Versicherungsnehmer übermittelten Informationen. Je präziser und vollständiger diese Angaben sind, desto angemessener lässt sich das Risiko bewerten und absichern. Fehlende oder falsche Angaben beeinflussen nicht nur die Prämienhöhe, sondern können im Schadenfall dazu führen, dass Leistungen ganz oder teilweise verweigert werden.

Wichtige Angaben umfassen unter anderem:

• Bauwert und Wiederherstellungswert des Gebäudes (inkl. Nebenkosten wie Statik, Fassaden, besondere Bauteile)
• Art und Umfang der Nutzung (z. B. reine Wohnnutzung, gemischt genutzte Objekte, Ferienwohnungen oder gewerbliche Einheiten)
• Anzahl und Typ der Mieteinheiten, Gewerbeeinheiten oder Gemeinschaftsflächen
• Sicherheits- und Brandschutzmaßnahmen (Alarmanlagen, automatische Meldesysteme, Blitzschutz, Rauchmelder)
• Vorherige Schadensfälle und die Schadenhistorie der Immobilie
• Leerstand, Renovierungsmaßnahmen, Umbauten oder Nutzungsänderungen
• Spezielle Gefahrenquellen (z. B. Holzöfen, Solaranlagen, besondere Haustechnik, denkmalgeschützte Bausubstanz)

Nach deutschem Versicherungsvertragsrecht besteht zudem eine vorvertragliche Anzeigepflicht: Bei Abschluss des Versicherungsvertrags müssen alle für die Risikobewertung relevanten Tatsachen offenbart werden. Werden wichtige Informationen verschwiegen oder falsch dargestellt, kann dies im Schadensfall zu Leistungsablehnungen, Vertragsänderungen oder sogar Vertragsaufhebung führen.

2. Konkrete Risiken bei fehlerhaften Meldungen

Fehlerhafte oder unterlassene Angaben können eine Reihe konkreter Konsequenzen nach sich ziehen. Nachfolgend die wichtigsten Risiken im Überblick mit Erläuterungen, wie und warum sie eintreten können.

Leistungsablehnung oder Kürzung

Wenn ein Versicherer nachweist, dass bei Vertragsschluss relevante Umstände verschwiegen oder falsch angegeben wurden, kann er sich auf eine Leistungsfreiheit oder -kürzung berufen. Entscheidend ist hier die Frage, ob die Fehlinformation für die Übernahme des Risikos von Bedeutung war. Beispiele: ein deutlich höherer Wiederaufbauwert, eine nicht angegebene gewerbliche Nutzung oder das Verschweigen häufiger Wasserschäden.

Vertragsrücktritt, Anfechtung oder Anpassung

Bei nachweislichem Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit kann der Versicherer vom Vertrag zurücktreten oder ihn anfechten. Je nach Schwere der Falschangabe kann das auch zur Folge haben, dass bereits gezahlte Prämien einbehalten werden und künftige Schadensfälle nicht gedeckt sind. In leichteren Fällen erfolgt oft eine rückwirkende Anpassung der Prämie oder der Deckung.

Wirtschaftliche Folgen für Eigentümer

Neben dem direkten finanziellen Schaden durch nicht gedeckte Schadensfälle drohen Nachforderungen, erhöhte Prämien bei der nächsten Vertragsverlängerung oder gar die Kündigung durch den Versicherer. Zusätzlich können Drittparteien — z. B. Mieter oder Besucher — Schadenersatzansprüche geltend machen, wenn ein Mangel (etwa fehlender Brandschutz) zu einem Personenschaden führt.

Rechtliche und strafrechtliche Konsequenzen

In extremen Fällen, etwa bei vorsätzlicher Täuschung oder Betrug, drohen zivil- und strafrechtliche Folgen. Bei Fahrlässigkeit können zivilrechtliche Schadenersatzansprüche gegen die verantwortliche Hausverwaltung oder einzelne Verantwortliche entstehen.

Reputations- und Finanzierungsrisiken

Eine problematische Schadenhistorie kann die Bonität der Immobilie verschlechtern. Banken oder Investoren achten auf Versicherungsstatus und Schadenverläufe; eine schlechte Historie kann zu höheren Finanzierungsbedingungen oder sogar Finanzierungsverweigerung führen.

3. Typische Fehlerquellen — wo liegen die Fallen?

Die Ursachen für falsche oder unvollständige Meldungen sind vielseitig. Hier die häufigsten Fallstricke und wie sie entstehen:

• Handover-Probleme bei Verwaltungswechsel: Unvollständige Übergabe wirkt sich direkt auf Versicherungsangaben aus — fehlende Dokumente, nicht übernommene Korrespondenz und unklare Schadenshistorien sind typische Fehlerquellen.
• Mangelnde Kenntnis über bauliche Veränderungen: Umbauten, Anbauten, energetische Modernisierungen oder Nutzungsänderungen werden nicht an den Versicherer gemeldet.
• Nicht dokumentierte Sicherheitsmaßnahmen: Wartungsprotokolle, Prüfbescheinigungen für Blitzschutzanlagen oder regelmäßige Inspektionsberichte fehlen.
• Fehlerhafte Schadenhistorie: Alte Schäden oder wiederholte kleine Schäden werden nicht korrekt erfasst oder sind veraltet.
• Unklare Verantwortlichkeiten: Es ist nicht festgelegt, wer für die Meldung zuständig ist — Eigentümer, Hausverwaltung oder Beirat — und dadurch gehen Meldungen verloren.
• Neue Geschäftsmodelle: Kurzzeitvermietung (z. B. Ferienwohnungen, Airbnb) oder Co-Working-Nutzungen werden nicht als gewerbliche Nutzung gemeldet.
• Technische Schnittstellenprobleme: Unterschiedliche IT-Systeme zwischen Verwaltung, Eigentümergemeinschaft und Versicherer führen zu Datenverlusten oder Inkonsistenzen.

4. Was Immobilieneigentümer bei der Auswahl einer Hausverwaltung beachten sollten

Die Hausverwaltung fungiert in der Regel als Schnittstelle zwischen Immobilieneigentümer und Versicherung. Eine kompetente und gewissenhafte Verwaltung reduziert das Risiko fehlerhafter Meldungen erheblich. Beachten Sie folgende Kriterien bei der Auswahl:

• Vertragliche Regelung von Prüf- und Informationspflichten: Halten Sie im Verwaltervertrag schriftlich fest, wie Versicherungsdaten übergeben und aktualisiert werden, wer Schadensmeldungen an den Versicherer vornimmt und innerhalb welcher Frist.
• Feste Fristen und Eskalationswege: Vereinbaren Sie Fristen für die Weiterleitung von Schadensinformationen (z. B. 24–48 Stunden bei akuten Schäden) und definieren Sie Eskalationsstufen, falls keine Reaktion erfolgt.
• Nachweis fachlicher Kompetenz: Fragen Sie nach Referenzen und Erfahrung mit Schadenfällen; bevorzugen Sie Verwaltungen mit standardisierten Prozessen, Checklisten und festen Ansprechpartnern bei Versicherern.
• Versicherungsschutz der Verwaltung: Bestehen Nachweise über eine Vermögensschadenhaftpflicht oder Betriebshaftpflicht der Verwaltung? Diese kann im Schadensfall einspringen, wenn Fehler der Verwaltung zu Nachteilen führen.
• Digitalisierte Dokumentation: Bevorzugen Sie Verwaltungen, die digitale Übergabeprotokolle, Fotodokumentationen, ein zentrales Dokumenten-Repository und transparente Reportings anbieten.
• Transparente Kommunikationsprozesse: Klare Regelungen, wer intern welche Aufgaben hat (z. B. Schadenmeldung, Einholen von Kostenvoranschlägen, Koordinierung von Handwerkern) verhindern Informationslücken.
• Kontrolle und Audit: Vereinbaren Sie regelmäßige Prüfungen, z. B. halbjährliche Audit-Meetings oder Stichprobenprüfungen der Dokumentation und Schadensmeldungen.

5. Praktische Maßnahmen: Was tun, wenn falsche Angaben entdeckt werden?

Wenn Sie feststellen, dass falsche oder unvollständige Angaben an Ihre Versicherung übermittelt wurden, handeln Sie zeitnah und strukturiert. Das erhöht die Chancen, Nachteile zu begrenzen.

• Police und Unterlagen prüfen: Vergleichen Sie die Police mit den tatsächlichen Gegebenheiten: Bauwert, Nutzung, Sicherheitsmaßnahmen, Schadenhistorie.
• Versicherer proaktiv informieren: Oft ist eine frühzeitige Offenlegung besser als ein späteres Aufdecken. Erklären Sie den Sachverhalt schriftlich, beschreiben Sie die Abweichung und legen Sie Korrekturvorschläge vor.
• Korrekturen schriftlich dokumentieren: Fordern Sie eine schriftliche Bestätigung des Versicherers über die Korrektur oder die berichtigte Risikobewertung ein.
• Fachliche Unterstützung: Ziehen Sie einen Versicherungsmakler oder eine Rechtsanwältin/einen Rechtsanwalt hinzu, wenn die Angelegenheit komplex ist oder der Versicherer eine Leistung ablehnt.
• Interne Verantwortlichkeiten klären: Passen Sie die Zusammenarbeit mit Ihrer Hausverwaltung an, z. B. durch verbindliche Prozesse, Schulungen und Sanktionen bei Verstößen.
• Dokumentieren Sie alles: E-Mails, Übergabeprotokolle, Fotodokumentationen und Schriftverkehr mit der Verwaltung und dem Versicherer sichern Ihre Position.

Beispiel für ein kurzes, formales Anschreiben an den Versicherer:

• Betreff: Nachmeldung / Berichtigung der Angaben zu Versicherungsnummer XYZ
• Kurze Darstellung der Abweichung (Datum, Art der Abweichung)
• Beilagen: relevante Dokumente (Fotos, Rechnungen, Übergabeprotokoll)
• Bitte um schriftliche Bestätigung über Berücksichtigung der Nachmeldung und Information über mögliche Folgen

6. Checkliste für den Wechsel der Hausverwaltung (erweitert)

Ein geordneter Wechsel reduziert Risiken. Nutzen Sie diese erweiterte Checkliste als Leitfaden:

• Sammeln und übergeben Sie alle Versicherungsunterlagen vollständig: Policen, Deckungsbestätigungen, Nachträge, Schriftverkehr mit dem Versicherer.
• Führen Sie eine vollständige Schadenhistorie (inkl. laufender Schäden) mit Datum, Höhe der Schäden und Abschlussstatus.
• Erstellen Sie ein detailliertes Übergabeprotokoll mit Unterschriften beider Parteien und Beilagenverzeichnis.
• Vereinbaren Sie Meldefristen (z. B. 24–48 Stunden bei akuten Schäden) und schriftliche Kommunikationswege (E-Mail, Kundenportal).
• Regeln Sie Zugriffsrechte auf digitale Unterlagen und stellen Sie sicher, dass die neue Verwaltung Zugang zu allen relevanten Dokumenten hat.
• Lassen Sie sich die Haftpflichtversicherung der neuen Verwaltung zeigen und prüfen Sie Deckungssummen und Ausschlüsse.
• Führen Sie ein kurzes Einarbeitungsgespräch mit der neuen Verwaltung und dem bisherigen Verwalter zu offenen Punkten.
• Planen Sie eine Follow-up-Prüfung (z. B. nach 3 Monaten), um die Übergabe auf Vollständigkeit zu kontrollieren.

7. Musterklauseln für den Verwaltervertrag (Beispiele)

Die folgenden Formulierungen dienen als Anregung. Rechtliche Prüfung durch einen Anwalt wird empfohlen, bevor Klauseln in Verträge übernommen werden.

• Meldepflicht an Versicherer: „Die Hausverwaltung ist verpflichtet, der/dem Versicherer/in unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 48 Stunden nach Kenntniserlangung, alle schadensrelevanten Ereignisse anzuzeigen und alle zur Schadenbearbeitung erforderlichen Unterlagen bereitzustellen.“
• Aktualisierungspflicht der Versicherungsdaten: „Die Hausverwaltung hat Änderungen in der Objektbeschreibung (Nutzungsänderungen, bauliche Änderungen, Leerstand über 6 Wochen) unverzüglich dem Eigentümer und dem Versicherer schriftlich mitzuteilen.“
• Haftung und Rückgriff: „Für Schäden, die nachweislich auf Pflichtverletzungen der Hausverwaltung bei der Informationsweitergabe an den Versicherer zurückzuführen sind, haftet die Hausverwaltung in vollem Umfang; die Vermögensschadenhaftpflicht der Verwaltung deckt solche Fälle grundsätzlich ab.“
• Übergabeprotokoll: „Bei Verwaltungswechsel ist ein detailliertes Übergabeprotokoll zu fertigen, das Policen, Schadenhistorie, Wartungsnachweise und Zugangsberechtigungen umfasst. Dieses Protokoll ist Bestandteil des Verwaltervertrags.“
• Sanktionen bei Verstößen: „Bei schwerwiegenden Verstößen (z. B. Verschweigen von Nutzungsänderungen, Unterlassen der Schadensmeldung) behält sich der Auftraggeber das Recht vor, Schadensersatzansprüche geltend zu machen und den Vertrag fristlos zu kündigen.“

8. Fallbeispiele: Typische Situationen und wie man sie vermeidet

Kurze Praxisfälle zur Verdeutlichung:

• Fall 1 — Nicht gemeldete Ferienwohnung: Eine Eigentümergemeinschaft vermietet eine Einheit häufiger kurzfristig über Plattformen. Im Schadensfall verweigert der Versicherer die Leistung mit der Begründung, die gewerbliche Nutzung sei nicht angezeigt worden. Vermeidung: Nutzung genau definieren, Meldepflichten in der Gemeinschaftsordnung festschreiben.
• Fall 2 — Umbau ohne Meldung: Ein Anbau erhöht den Wiederaufbauwert erheblich. Nach einem Brand kürzt der Versicherer die Leistung, weil der höhere Wert nicht gemeldet wurde. Vermeidung: Bauvorhaben vorab melden und neue Werte dokumentieren.
• Fall 3 — Lückenhafte Übergabe: Bei Verwalterwechsel wurden alte Wasserschäden nicht dokumentiert. Später bewertet der Versicherer die Schadenhistorie als riskant und erhöht die Selbstbeteiligung. Vermeidung: vollständiges Übergabeprotokoll und digitale Archivierung.

9. Häufige Fragen (FAQ)

Frage: Muss ich alle kleinen Schäden melden?
Antwort: Kleinere, reparierte Schäden sollten dokumentiert werden. Entscheidend ist, ob sie Risikoerhöhungen begründen. Bei Unsicherheit ist eine kurze Rückfrage beim Versicherer sinnvoll.

Frage: Kann der Versicherer nach Jahren noch Leistung kürzen, wenn bei Vertragsschluss falsche Angaben gemacht wurden?
Antwort: Ja — in der Regel kann der Versicherer bei nachgewiesener relevanter Falschinformation auch später Leistungen ablehnen oder Vertragsanpassungen verlangen. Die genauen rechtlichen Fristen und Voraussetzungen hängen vom Einzelfall ab.

Frage: Wer haftet, wenn die Hausverwaltung falsche Angaben gemacht hat?
Antwort: Grundsätzlich haftet derjenige, der die falschen Angaben gemacht hat. Daher ist es wichtig, dass Verwaltungen über eine ausreichende Vermögensschadenhaftpflicht verfügen; Eigentümer können zudem vertraglich Regressrechte vereinbaren.

Fazit

Falsche oder unvollständige Angaben an Versicherungen bergen für Immobilieneigentümer erhebliche Risiken: von Leistungsablehnungen und finanziellen Belastungen bis hin zu Vertragsfolgen und rechtlichen Konflikten. Besonders kritisch sind Wechsel der Hausverwaltung, bauliche Änderungen und Nutzungsänderungen. Schützen können Sie sich durch klare vertragliche Regelungen, transparente Prozesse, sorgfältige Dokumentation und die Auswahl einer kompetenten Hausverwaltung mit entsprechender Haftpflichtversicherung.

Wenn Fehler dennoch auftreten, handeln Sie schnell: Informieren Sie den Versicherer proaktiv, dokumentieren Sie alle Korrekturen und holen Sie bei Bedarf fachliche Unterstützung (Versicherungsmakler oder Rechtsanwalt). Gerne erstelle ich für Sie eine detaillierte Muster-Checkliste für die Übergabe an eine neue Hausverwaltung oder spezifische Musterklauseln für Ihren Verwaltervertrag, die Sie direkt in Ihre Vertragsverhandlungen übernehmen können.

Autor:
Florian Schöberl.
Geschäftsführer und Inhaber
Besser Wohnen GmbH, Opelstr. 8c, 68789 St. Leon - Rot, https://besser-wohnen.de

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