Wenn kleine Aufgaben zu großen Rechnungen werden: Sonderhonorare unter der Lupe

Als Immobilieneigentümer, der aktuell eine neue Hausverwaltung sucht, begegnen Ihnen im Angebotstext vermutlich neben den regelmäßigen Verwalterentgelten auch Hinweise auf sogenannte „Sonderhonorare“ oder „außerordentliche Vergütungen“. In dieser ausführlichen Fassung gehen wir weit über eine einfache Definition hinaus: Sie erfahren, warum Sonderhonorare entstehen, welche Abrechnungsmodelle und Fallkonstellationen typisch sind, wie Sie Angebote vergleichen, welche Vertragsklauseln sinnvoll sind, welche Verhandlungsstrategien funktionieren und wie Sie mögliche Risiken minimieren. Am Ende finden Sie praktische Musterformulierungen und eine erweiterte Checkliste für Ihr Vergabeverfahren.

Kapitel 1: Was sind Sonderhonorare? – Begriff, Abgrenzung und Bedeutung

Definition und Zweck: Sonderhonorare sind zusätzliche Vergütungen, die eine Hausverwaltung neben dem vereinbarten Regelhonorar erhebt, wenn besondere Tätigkeiten anfallen, die über die gewöhnlichen Verwaltungsaufgaben hinausgehen. Sie ermöglichen es der Verwaltung, unregelmäßigen oder außergewöhnlich hohen Aufwand wirtschaftlich abzudecken.

Abgrenzung zum Regelhonorar: Regelhonorar deckt typischerweise routinemäßige Aufgaben wie Buchführung, einfache Kommunikation mit Eigentümern, jährliche Hausgeldabrechnung, Beauftragung und Überwachung regelmäßiger Reinigungs- oder Wartungsarbeiten sowie die Vorbereitung und Durchführung der jährlichen Eigentümerversammlung ab. Alles, was wesentlich zusätzlichen Aufwand, spezielle Expertise oder einen erhöhten Koordinationsbedarf erfordert, wird oft als Sonderleistung klassifiziert.

Warum es relevant ist: Für Eigentümergemeinschaften können kumulierte Sonderhonorare schnell einen nennenswerten Kostenfaktor darstellen. Transparenz hierüber ist deshalb essenziell, um Überraschungen in der Jahresabrechnung zu vermeiden und um sicherzustellen, dass eine Verwaltung effizient und wirtschaftlich handelt.

Kapitel 2: Typische Abrechnungsmodelle – Vor- und Nachteile im Detail

Stundensatz

Viele Verwaltungen berechnen Sonderleistungen nach Stunden. Dieses Modell ist fair, wenn Aufwand und Leistung gut dokumentiert werden, birgt aber Risiken bei mangelnder Transparenz.

• Vorteile: Flexibel, genauere Abrechnung des tatsächlichen Aufwands.
• Nachteile: Kann zu hohen Kosten führen, wenn keine Höchstgrenzen vereinbart sind; Anreizprobleme, wenn Stundensätze nicht gestaffelt oder nicht nachvollziehbar sind.
• Praxis-Tipp: Fragen Sie nach einer Aufschlüsselung der Stundensätze (z. B. Sachbearbeiter vs. Leiter) und verlangen Sie regelmäßige Zeitnachweise.

Pauschalen

Pauschalen eignen sich für wiederkehrende oder klar abgrenzbare Leistungen (z. B. Protokollierung einer Eigentümerversammlung, einfache Mahnverfahren). Sie erhöhen Planungssicherheit.

• Vorteile: Kalkulationssicherheit, leichter Vergleich zwischen Angeboten.
• Nachteile: Gefahr der zu hoch angesetzten Pauschale; Leistungskürzungen möglich, wenn Pauschale verbindlich ist.
• Praxis-Tipp: Achten Sie darauf, dass Pauschalen genau beschreiben, was enthalten ist (Stunden, Briefverkehr, Fahrtkosten etc.).

Prozentuale Aufschläge und Erfolgsprovisionen

In Ausnahmefällen werden Sonderhonorare als Prozentsatz bestimmter Vermittlungssummen oder Auftragsvolumina berechnet (z. B. bei Vermietung oder Verkauf von Einheiten, Vermittlung von Dienstleistern).

• Vorteile: Keinerlei Vorleistungskosten für bestimmte Aufgaben; Verwalter hat Anreiz, erfolgreich zu sein.
• Nachteile: Potentielle Interessenkonflikte; Verwalter könnte teurere Dienstleister auswählen, um Provisionen zu erhöhen.
• Praxis-Tipp: Vereinbaren Sie Höchstsätze, Offenlegungspflichten bei Verflechtungen und verbieten Sie nach Möglichkeit Provisionen oder Kickbacks.

Kapitel 3: Wann werden Sonderhonorare fällig? – Detaillierte Fallbeispiele

Im Folgenden finden Sie typische Szenarien mit konkreten Auswirkungsbeispielen:

• Außerordentliche Instandsetzungen: Bei großflächigen Sanierungen (Dach, Fassade, Tiefgarage) muss die Verwaltung Angebote einholen, Vergleiche durchführen, Termine koordinieren, Bauabnahmen durchführen und Mängel verfolgen. Solcher administrativer Aufwand ist oft zeitintensiv.
• Rechtliche Auseinandersetzungen: Mahnverfahren gegen säumige Eigentümer, außergerichtliche Vergleiche oder gerichtliche Vertretung können erhebliche Zusatzleistungen bedeuten. Manche Verwaltungen beauftragen externe Anwälte; hier fallen neben Anwaltskosten Verwaltungshonorare für Vorbereitung und Begleitung an.
• Sonderumlagen und komplexe Wirtschaftspläne: Erstellung detaillierter Sonderabrechnungen, Kommunikation mit Banken/Finanzierern und die Begleitung von Sonderumlagenversammlungen sind oft mit erhöhtem Aufwand verbunden.
• Notfälle außerhalb der Geschäftszeiten: Havarien wie Rohrbrüche oder Sturmschäden erfordern Sofortmaßnahmen, Koordination von Handwerkern und ggf. Schadensdokumentation für Versicherungen.
• Besondere Objektarten: Gewerbeeinheiten, gemischt genutzte Gebäude oder Immobilieneinheiten mit individuellen Mietverträgen erfordern spezielle Abrechnungen und können als Sonderleistungen berechnet werden.
• Individuelle Eigentümerwünsche: Einzelne Eigentümer können spezielle Prüfungen verlangen (z. B. Einzelbelegprüfung), die oft separat in Rechnung gestellt werden.

Kapitel 4: Warnsignale im Angebot – Risiken erkennen und vermeiden

Beim Vergleich verschiedener Hausverwaltungsangebote sollten Sie besonders aufmerksam sein. Nachfolgend detaillierte Warnsignale und wie Sie damit umgehen:

• Unscharfe Formulierungen: Phrasen wie „zusätzliche Vergütung für Sonderaufwand“ ohne Konkretisierung sind ein Risiko. Fordern Sie konkrete Beispiele und Preisrahmen.
• Fehlende Leistungsgrenzen: Wenn nicht klar ist, welche Tätigkeiten inklusive sind, drohen Überraschungen. Bitten Sie um eine Liste der im Regelhonorar enthaltenen Standardleistungen.
• Unklare Abrechnungsmodalitäten: Kein Hinweis auf Stundensätze, abgerechnete Einheiten oder Pauschalen erschwert den Vergleich. Bestehen Sie auf einer Preisliste als Anlage zum Vertrag.
• Interessenkonflikte: Provisionen oder undurchsichtige Vergütungen bei Fremdvergaben (z. B. an Handwerksbetriebe) können die Kosten in die Höhe treiben. Verlangen Sie Offenlegung oder ein Provisionsverbot.
• Keine Dokumentationspflicht: Sollte die Verwaltung nicht bereit sein, detaillierte Leistungsnachweise zu erbringen, ist Vorsicht geboten. Bestehen Sie auf Zeit- und Leistungsnachweisen.

Kapitel 5: Fragen, die Sie jedem Verwalter stellen sollten – mit Erläuterungen

Nutzen Sie diese Fragen als Grundlage für persönliche Gespräche oder Anforderungskataloge. Ergänzend finden Sie Hinweise, worauf Sie in den Antworten achten sollten.

• Welche Tätigkeiten sind im regulären Verwaltungsentgelt enthalten?
  – Achten Sie auf eine Aufzählung und Zeitaufwandsschätzungen. Wenn der Verwalter vage bleibt, nachhaken.
• Welche Leistungen gelten als Sonderhonorare – bitte konkrete Beispiele und Preisrahmen nennen.
  – Bitten Sie um typische Fälle mit Preisbeispielen (z. B. „Koordination einer Sanierung bis 10.000 EUR: Pauschale X“).
• Wie werden Sonderhonorare abgerechnet (Stundensatz, Pauschale, Prozentsatz)?
  – Bestehen Sie auf schriftlicher Fixierung der Abrechnungsart und ggf. Staffelung nach Tätigkeit und Qualifikation.
• Wer führt die Arbeit aus (eigene Mitarbeiter, Subunternehmer) und wie werden Fremdleistungen abgerechnet?
  – Klären Sie, ob Fremdvergabe ohne Absprache möglich ist und ob dafür Provisionen anfallen.
• Gibt es eine Obergrenze für bestimmte Sonderleistungen oder muss jede Maßnahme vom Verwaltungsbeirat genehmigt werden?
  – Fordern Sie Regelungen zur Freigabe von Ausgaben (z. B. ab 1.500 EUR ist Beirat/Versammlung zuständig).
• Wie wird der Aufwand dokumentiert und wie erfolgt die Nachvollziehbarkeit für Eigentümer?
  – Fordern Sie Zeitnachweise, E-Mail-Korrespondenz und Belegordner bzw. digitale Zugänge.
• Wie verfahren Sie in Notfällen außerhalb der Geschäftszeiten und welche Kosten entstehen dabei?
  – Lassen Sie sich verbindliche Preise oder Höchstgrenzen für Einsätze außerhalb der Geschäftszeit geben.
• Gibt es Referenzen oder ein Musterprotokoll, aus dem die Leistungsqualität ersichtlich ist?
  – Nutzen Sie Referenzen und fordern Sie Musterdokumente (Protokolle, Abrechnungen) an.

Kapitel 6: Vertragsgestaltungs-Tipps – Formulierungsbeispiele und Klauseln

Ein gut formulierter Verwaltervertrag ist Ihr wichtigstes Werkzeug, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Nachfolgend konkrete Formulierungsvorschläge und Hinweise zu wichtigen Klauseln:

• Klare Leistungsbeschreibung:
  Musterformulierung: „Die im Regelhonorar enthaltenen Leistungen sind im Anlageblatt A detailliert aufgeführt. Alle darüber hinaus gehenden Tätigkeiten gelten als Sonderleistungen und sind nach Anlage B zu vergüten.“
• Transparente Preislisten:
  Musterformulierung: „Anlage B enthält eine Preisliste mit Stundensätzen und Pauschalen. Änderungen bedürfen der schriftlichen Vereinbarung und sind nur mit einer Frist von X Wochen möglich.“
• Genehmigungsprozesse:
  Musterformulierung: „Für Aufträge mit einem voraussichtlichen Kostenvolumen über XX EUR ist vorher die Zustimmung des Verwaltungsbeirats bzw. der Eigentümerversammlung einzuholen.“
• Dokumentationspflicht:
  Musterformulierung: „Die Verwaltung hat für jede abgerechnete Sonderleistung eine Leistungsbeschreibung, Zeitnachweise und Belege vorzulegen. Diese Unterlagen sind Eigentümern jederzeit einsehbar.“
• Konfliktregelung und Prüfung:
  Musterformulierung: „Bei Streitigkeiten über Abrechnungen kann die Eigentümerversammlung einen unabhängigen Wirtschaftsprüfer/Buchprüfer zur Prüfung beauftragen; die Kosten trägt die unterliegenden Partei oder nach Beschlusslage.“
• Provisionen und Interessenkonflikte:
  Musterformulierung: „Die Verwaltung verpflichtet sich, keine Provisionen, Kickbacks oder sonstige Vergütungen aus der Vergabe an Dritte zu erhalten. Etwaige Vergütungen sind offenzulegen und der Gemeinschaft zufließen zu lassen.“
• Notfallklausel mit Preisdeckel:
  Musterformulierung: „Sofortmaßnahmen zur Gefahrenabwehr dürfen ohne vorherige Zustimmung bis zu einem Betrag von XX EUR durchgeführt werden; darüber hinaus ist Zustimmung des Beirats einzuholen.“

Kapitel 7: Verhandeln und vergleichen – praxisnahe Strategien mit Beispielen

Mit der richtigen Strategie holen Sie bessere Konditionen heraus. Hier konkrete Vorgehensweisen und Verhandlungsbeispiele:

• Mehrere Angebote einholen: Fordern Sie mindestens drei vergleichbare Angebote mit identischer Leistungsbeschreibung an. Nur so wird die Preistransparenz gewährleistet.
• Musteraufstellungen fordern: Bitten Sie um eine Beispielabrechnung für drei typische Sonderfälle (z. B. Nachbesserung bei Instandsetzung, Notfalleinsatz, Einzelbelegprüfung).
• Pauschalen verhandeln: Für wiederkehrende Aufgaben (z. B. Verwaltung leerstehender Einheiten, Abrechnung von Gewerbeeigentum) sind Pauschalen oft günstiger als Stundensätze. Verhandeln Sie Jahrespauschalen mit Nachweisoption.
• Obergrenzen setzen: Verlangen Sie verbindliche Höchstgrenzen für Einsätze außerhalb der Geschäftszeiten oder für Dispositionsentscheidungen ohne Beiratssitzung.
• Rabatte bei Volumen: Bei größeren WEGs oder mehreren Objekten ist Verhandlungsspielraum vorhanden – fordern Sie Rabatte oder reduzierte Stundensätze ab einer bestimmten Anzahl von Wohneinheiten.
• Verhandlungsbeispiel (Formulierung): „Wir sind bereit, einen höheren Pauschalbetrag für die jährliche Abrechnung zu zahlen, wenn dafür Einzelbelegprüfungen bis zu X Stunden jährlich ohne separate Vergütung enthalten sind.“

Kapitel 8: Praktische Kontrollmechanismen im laufenden Betrieb

Einmal verhandelte Regeln nützen wenig, wenn sie nicht kontrolliert werden. Etablieren Sie folgende Mechanismen:

• Regelmäßige Reportings: Quartalsberichte mit Übersicht über Sonderleistungen, aufgeschlüsselt nach Art, Aufwand und Kosten.
• Transparente Belegorganisation: Digitaler Zugang zu Belegen und Verträgen (z. B. geschützter Eigentümerportal-Zugang).
• Beiratskontrolle: Der Beirat sollte regelmäßige Stichproben durchführen und bei Auffälligkeiten externe Prüfungen veranlassen können.
• Budgetkontrolle: Jährliche Budgetplanung für zu erwartende Sonderaufwendungen und klare Freigaberegeln für Abweichungen.

Kapitel 9: Haftung, Versicherung und rechtliche Aspekte

Ein wichtiges Thema ist die Haftung der Verwaltung bei Fehlern und die Absicherung durch Versicherungen:

• Berufshaftpflicht: Stellen Sie sicher, dass die Verwaltung über eine angemessene Berufshaftpflichtversicherung verfügt. Fragen Sie nach Deckungssummen und Schadensbeispielen.
• Haftungsumfang: Prüfen Sie vertraglich, in welchen Fällen die Verwaltung haftet (z. B. bei nachweislich schuldhaftem Verhalten) und wie die Haftungsfreistellungen gestaltet sind.
• Rechtsrahmen: Die konkrete Ausgestaltung von Rechten und Pflichten kann auch durch das geltende Wohnungseigentumsrecht (WEG) beeinflusst werden; bei komplexen Fragen ist der Rat eines Fachanwalts sinnvoll.

Kapitel 10: Praxisfälle und Lessons Learned – Fallbeispiele aus der Praxis

Hier drei anonymisierte Fälle, wie Sonderhonorare in der Praxis zu großen Kosten führen können – und wie sie hätten vermieden werden können:

• Fall 1 – Rohrbruch im Winter: Sofortmaßnahmen führten zu Rechnungen für 5 Monteure und Nachtzuschläge. Keine Obergrenze im Vertrag: Ergebnis war eine vierstellige Zusatzrechnung. Vermeidung: Notfallhöchstgrenze vereinbaren und Partnernetzwerk mit Festpreisen definieren.
• Fall 2 – Umfangreiche Sanierung: Verwaltung rechnete Stunden für Bauleitung und Abnahme in hoher Höhe ab, ohne detaillierte Nachweise. Vermeidung: Pauschale für Bauüberwachung oder detaillierte Zeitnachweise und vorherige Kostenschätzung per Meilenstein.
• Fall 3 – Einzelbelegprüfungen: Ein Eigentümer forderte umfangreiche Einzelbelege, Verwaltung berechnete hohen Stundenaufwand. Vermeidung: Festlegung eines Stundenkontingents für Eigentümerprüfungen pro Jahr oder verbindliche Stundensätze mit Freigrenzen.

Kapitel 11: Fazit und Handlungsempfehlungen

Sonderhonorare sind kein Grund zur Panik, aber sie verlangen Wachsamkeit und aktive Vertragsgestaltung. Zusammenfassend sollten Sie:

• Genau wissen, welche Leistungen im regulären Honorar enthalten sind und welche nicht.
• Transparente Vergütungsmodelle und konkrete Preisangaben verlangen und schriftlich fixieren.
• Genehmigungsprozesse, Dokumentationspflichten und Deckelungen vertraglich vereinbaren.
• Mehrere Angebote vergleichen, Musterfälle anfragen und realistische Verhandlungsziele setzen.
• Kontrollmechanismen im laufenden Betrieb etablieren (Reportings, Beirat, digitales Belegwesen).
• Bei Unsicherheit juristischen Rat hinzuziehen, insbesondere bei komplexen WEG‑Rechtsfragen oder hohen Haftungsrisiken.

Transparenz und klare Vereinbarungen sparen Zeit, Nerven und Geld — und verhindern, dass aus kleinen Aufgaben plötzlich große Rechnungen werden.

Ergänzende Musterformulierungen für den Vertrag (Kurzsammlung)

• „Sonderleistungen werden nach Anlage B vergütet. Anlage B enthält eine detaillierte Preisliste mit Stundensätzen sowie Pauschalen. Abweichungen hiervon bedürfen der schriftlichen Zustimmung der Eigentümergemeinschaft.“
• „Notfallmaßnahmen bis zu einem Betrag von 1.500 EUR dürfen ohne vorherige Zustimmung durchgeführt werden. Für höhere Beträge ist die Zustimmung des Beirats einzuholen.“
• „Die Verwaltung erhält keine Provisionen oder Zuwendungen von Dritten; etwaige Zuwendungen sind offenzulegen und unverzüglich an die Eigentümergemeinschaft abzuführen.“
• „Die Verwaltung legt quartalsweise einen Bericht über angefallene Sonderleistungen vor, inklusive Kosten, Leistungsbeschreibung und den verwendeten Belegen.“

Erweiterte Checkliste für Ihr Vergabeverfahren

• Vergleichbare Angebote mit detaillierten Leistungsbeschreibungen einholen
• Liste möglicher Sonderleistungen und Preisrahmen anfordern
• Transparente Stundensätze (nach Qualifikation) bzw. Pauschalen verlangen
• Genehmigungsprozesse und Obergrenzen vertraglich fixieren
• Dokumentations- und Prüfpflichten (Belege, Zeitnachweise, digitale Zugänge) vereinbaren
• Regelungen zu Interessenkonflikten (Provisionen) festlegen
• Nachweis der Berufshaftpflichtversicherung fordern
• Beirat mit Kontrollrechten ausstatten und regelmäßige Reportings einfordern
• Musterabrechnungen für typische Sonderfälle anfordern
• Bei Unklarheiten rechtlichen oder fachlichen Rat einholen

Wenn Sie noch vor der Entscheidung für eine Hausverwaltung stehen: Nehmen Sie sich Zeit für die Vertragsprüfung oder ziehen Sie gegebenenfalls einen rechtlichen Berater hinzu. Gerne unterstütze ich Sie beim Formulieren konkreter Vertragsklauseln oder beim Vergleich eingegangener Angebote — nennen Sie mir die wichtigsten Punkte, die Ihnen wichtig sind, und ich bereite passgenaue Formulierungen vor.

Autor:
Florian Schöberl.
Geschäftsführer und Inhaber
Besser Wohnen GmbH, Opelstr. 8c, 68789 St. Leon - Rot, https://besser-wohnen.de

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